Desafios do RH na Gestão de Pessoas e Benefícios: O que 34 Profissionais Brasileiros Revelaram

O fato de "Folha e DP" liderar com 47% como a atividade mais consumidora de tempo não é coincidência. Em pequenas e médias empresas, o departamento de RH frequentemente acumula funções que, em grandes corporações, seriam distribuídas entre setores especializados. O profissional de RH de uma PME precisa calcular horas extras, conferir adicionais noturnos, verificar descontos de INSS e IRRF, gerar guias e ainda consolidar tudo para enviar à contabilidade — muitas vezes sem sistema integrado.

Esse acúmulo se agrava quando a empresa não possui contabilidade interna. Os dados precisam ser organizados manualmente, exportados em planilhas e validados antes do envio. Cada erro nesse processo gera retrabalho duplo: correção interna e ajuste junto ao contador. Segundo dados do IBGE, mais de 60% das empresas com até 50 funcionários terceirizam a contabilidade, o que torna esse fluxo de ida e volta ainda mais crítico.

O custo oculto desse cenário é significativo. Se um profissional de RH gasta, em média, 12 horas por semana em rotinas de folha e DP (considerando que essa é a atividade que mais consome tempo), isso equivale a aproximadamente 30% de toda a sua jornada de trabalho. Para uma empresa que paga R$ 5.000 por mês ao profissional de RH, são cerca de R$ 1.500 mensais investidos em tarefas que poderiam ser parcialmente automatizadas — dinheiro que poderia ser redirecionado para ações estratégicas de desenvolvimento e retenção de talentos.

Embora o recrutamento não tenha aparecido entre as atividades que "mais consomem tempo" no gráfico anterior, ele aparece de forma recorrente nas respostas abertas. Quando perguntamos qual problema resolveriam primeiro, profissionais mencionaram a necessidade de "contratação mais assertiva" e de "ferramenta pra fazer trabalhos operacionais mais rápido" — e recrutar está no centro dessas duas demandas.

O cenário é alarmante: segundo levantamento da Catho e da Gupy, PMEs brasileiras gastam, em média, 23 dias para preencher uma vaga. Muitas dessas empresas ainda recebem currículos por e-mail, WhatsApp e indicações informais, sem nenhum controle centralizado. O resultado é previsível: candidatos qualificados se perdem no meio da desorganização, e a empresa acaba contratando por urgência, não por adequação ao perfil.

A triagem manual é outro gargalo silencioso. Um profissional de RH que recebe 80 currículos por vaga precisa, em média, de 3 a 5 minutos para analisar cada um superficialmente. São mais de 6 horas de trabalho apenas para a triagem inicial — tempo que o RH de uma PME simplesmente não tem, considerando que 76% dos respondentes da nossa pesquisa acumulam funções além do RH.

Para resolver esse problema, a Benway desenvolveu um módulo completo de Recrutamento e Seleção com Inteligência Artificial, totalmente gratuito. O fluxo funciona assim:

Quando 50% dos profissionais de RH relatam aumento de retrabalho como consequência direta de processos falhos, estamos falando de um custo concreto — não apenas em tempo, mas em dinheiro. Vamos colocar em números: se um analista de RH gasta 4 horas por semana refazendo tarefas por erros em planilhas, cálculos manuais ou informações desatualizadas, isso representa aproximadamente 16 horas por mês. Para um salário médio de R$ 4.500, o retrabalho custa cerca de R$ 1.125 por mês à empresa — mais de R$ 13.000 por ano.

Agora multiplique isso pelo número de profissionais envolvidos. Em empresas onde o RH acumula funções com o DP (76% dos nossos respondentes), os erros de folha, benefícios e admissão se propagam para outras áreas: contabilidade precisa corrigir guias, financeiro precisa reprocessar pagamentos, e o colaborador insatisfeito busca o RH para reclamar — gerando mais atendimento e mais tempo consumido.

O paradoxo é que muitas dessas empresas não investem em ferramentas justamente por questão de custo. Mas os dados mostram que o "custo de não fazer nada" é significativamente maior do que o custo de adotar uma solução — especialmente quando a solução é gratuita. A Benway elimina completamente essa barreira financeira: toda a plataforma é gratuita, sem limites artificiais e sem upsell forçado.

O dado de 59% não deveria surpreender quando cruzamos com os outros resultados da pesquisa. Existe um ciclo claro que se retroalimenta: processos manuais geram erros → erros geram retrabalho (50% relataram) → retrabalho consome tempo → tempo consumido impede atuação estratégica (62% citaram como maior desafio) → sem atuação estratégica, os processos não são melhorados → e o ciclo recomeça.

Esse ciclo é especialmente perverso em PMEs, onde o profissional de RH geralmente é quem precisa tanto executar as tarefas operacionais quanto propor melhorias. Sem tempo para parar e repensar processos, o "modo operacional" se perpetua indefinidamente. É o que chamamos de "armadilha da urgência": o RH está tão ocupado apagando incêndios que não consegue instalar o sistema de prevenção.

Um exemplo prático: o cálculo de férias. Sem ferramenta adequada, o profissional precisa verificar data de admissão, período aquisitivo, saldo de dias, adicional de 1/3, abono pecuniário, descontos e reflexos. Um erro nesse cálculo pode gerar pagamento a menor (e insatisfação do colaborador) ou a maior (e prejuízo para a empresa). As 16 calculadoras trabalhistas gratuitas da Benway existem exatamente para eliminar esse tipo de risco: cálculos de férias, rescisão, 13º salário, horas extras, adicional noturno e mais — todos automatizados, com base na legislação vigente.

O RH brasileiro está sobrecarregado, manual e com pouco espaço para atuar estrategicamente. Os dados desta pesquisa mostram que esse não é um problema de competência — é um problema de ferramentas e processos. Profissionais qualificados estão presos em planilhas e tarefas repetitivas que poderiam ser automatizadas.

A boa notícia é que a solução não precisa custar caro. O principal obstáculo relatado pelos respondentes não é budget, mas sim a falta de uma ferramenta adequada que centralize e automatize o trabalho do RH. 82% ainda não usam nenhuma plataforma dedicada — o que significa que a maioria das empresas ainda está na largada dessa transformação.

As tendências para 2026 apontam claramente para três direções: a adoção de Inteligência Artificial em processos de RH (especialmente recrutamento e análise de dados), a automação de rotinas operacionais de DP, e o foco crescente em employee experience como estratégia de retenção. Empresas que não se adaptarem a essas tendências correm o risco de perder talentos para concorrentes que oferecem experiências mais organizadas e transparentes.

A Benway nasceu para preencher exatamente esse espaço: uma plataforma completa, gratuita e pensada para a realidade das pequenas e médias empresas brasileiras. Com gestão de colaboradores, benefícios, folha, recrutamento com IA, pesquisas comportamentais e 16 calculadoras trabalhistas — tudo em um único lugar, sem mensalidade. Os dados desta pesquisa orientaram diretamente o desenvolvimento das funcionalidades da plataforma, e cada atualização continua sendo guiada pelas necessidades reais do RH brasileiro.

Se você chegou até aqui e se identificou com os desafios descritos nesta pesquisa, saiba que não está sozinho — e que existe uma ferramenta construída especificamente para o seu contexto. A transformação do RH não precisa ser cara, complexa ou demorada. Ela pode começar hoje, com um cadastro de 2 minutos.