Portaria 671: O que PMEs de RH Devem Saber em 2026

O cenário trabalhista brasileiro está em constante evolução, e manter o setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal atualizado é um desafio contínuo. Uma das mudanças mais significativas dos últimos tempos para as pequenas e médias empresas (PMEs) é a Portaria 671. Publicada pelo Ministério do Trabalho, esta portaria reformula as diretrizes sobre o controle de jornada dos colaboradores, impactando diretamente a forma como o RH e o DP gerenciam o ponto eletrônico.

Ignorar essas atualizações pode resultar em não conformidade legal, gerando multas e processos trabalhistas. Por isso, compreender o que mudou e como implementar as novas regras é crucial para a segurança jurídica e a eficiência operacional da sua PME. Este guia detalhado vai ajudar seu RH a navegar pelas exigências da Portaria 671, garantindo que sua empresa esteja em dia com a legislação brasileira.

O Que é a Portaria 671 e Por Que Ela é Importante?

A Portaria 671, de 2021, unificou e modernizou as regras sobre o registro eletrônico de ponto, substituindo portarias anteriores como a 1510 e a 373. O objetivo principal foi trazer mais clareza e flexibilidade, ao mesmo tempo em que garantiu a segurança e a integridade dos dados de jornada dos trabalhadores. Para PMEs, que muitas vezes operam com equipes enxutas e recursos limitados, essa atualização representa um marco importante.

"A Portaria 671 trouxe um esforço de consolidação normativa e modernização tecnológica para o controle de ponto, buscando alinhar a legislação com as novas realidades do mercado de trabalho digital. É um passo importante para a digitalização do RH brasileiro."

Ela trouxe novidades como a regulamentação de novos tipos de registradores eletrônicos de ponto e a permissão para sistemas alternativos, desde que sigam requisitos rigorosos de segurança e auditoria. Entender cada detalhe é fundamental para evitar dores de cabeça no futuro.

Tipos de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) Segundo a Portaria 671

Uma das principais inovações da Portaria 671 foi a classificação e regulamentação dos diferentes tipos de REP. Antes, a confusão entre o REP-P e outros sistemas era comum. Agora, as definições são mais claras:

Principais Mudanças e Impactos para o RH e DP

As alterações trazidas pela Portaria 671 vão além dos tipos de REP. Elas afetam diretamente a rotina do RH e DP, exigindo adaptação em processos e tecnologias:

1. Fiscalização e Auditoria: A portaria reforça a necessidade de sistemas que garantam a inviolabilidade dos dados e facilitem a fiscalização. O Sistema Eletrônico de Ponto (SREP) deve gerar arquivos para auditoria fiscal (AFD e AFDT) de acordo com o padrão estabelecido.
2. Comprovante de Registro de Ponto (CRP): Para o REP-C, o comprovante impresso continua obrigatório. No caso do REP-P, o comprovante pode ser eletrônico, desde que seja emitido em formato que não permita alterações e seja acessível ao empregado.
3. Assinatura Eletrônica: No REP-P, é possível utilizar assinatura eletrônica nas marcações de ponto, o que agiliza processos e oferece mais segurança.
4. Controle de Ponto por Exceção: A portaria mantém a possibilidade de registro por exceção, mediante acordo individual ou coletivo, onde apenas as exceções à jornada padrão são registradas.

Como se Adequar à Portaria 671: Um Passo a Passo para o RH

A adequação à Portaria 671 exige um planejamento cuidadoso. Siga este roteiro para garantir que sua PME esteja em conformidade:

1. Avalie seu Sistema Atual: Seu controle de ponto atual (manual, mecânico, eletrônico) está em conformidade? Identifique qual tipo de REP seria o mais adequado para a realidade da sua PME.
2. Pesquise Soluções no Mercado: Busque por sistemas REP-P ou REP-A que atendam aos requisitos da Portaria 671. Priorize soluções que ofereçam segurança, facilidade de uso e suporte técnico. Para PMEs, plataformas gratuitas ou de baixo custo, como a Benway, podem ser uma excelente alternativa para gerenciar benefícios e outras rotinas de RH/DP, complementando o controle de ponto.
3. Capacite sua Equipe: Treine os colaboradores do RH, DP e gestores sobre as novas regras e o uso do novo sistema. A conscientização é fundamental para a correta aplicação das diretrizes.
4. Comunique a Mudança: Informe os colaboradores sobre as novas formas de registro de ponto. Se optar por um REP-A, certifique-se de que o acordo individual ou coletivo esteja devidamente formalizado.
5. Configure e Teste: Implemente o novo sistema e faça testes para garantir que todas as funcionalidades estejam operando corretamente, incluindo a geração dos arquivos para fiscalização.
6. Mantenha-se Atualizado: A legislação trabalhista pode sofrer novas alterações. O RH deve estar sempre atento às fontes oficiais, como o Ministério do Trabalho e Emprego, para futuras atualizações. O blog da Benway também é uma ótima fonte de notícias e dicas relevantes para o seu dia a dia.

Perguntas Frequentes Sobre a Portaria 671

Minha PME é obrigada a usar ponto eletrônico?

Conforme a CLT, empresas com mais de 20 empregados são obrigadas a registrar a jornada de trabalho. A Portaria 671 detalha as formas de fazer esse registro eletronicamente. Empresas com até 20 empregados não são obrigadas, mas podem adotar o sistema eletrônico para maior controle e segurança.

Posso usar planilhas de Excel para controle de ponto?

Não, a Portaria 671 não permite o uso de planilhas de Excel para o registro de ponto, pois elas não oferecem a segurança e a inviolabilidade exigidas pela legislação. É fundamental utilizar um sistema homologado que garanta a integridade das informações.

Quais os maiores erros a evitar?

Os principais erros são: não se adequar à portaria, utilizar sistemas não homologados, não fornecer o comprovante de ponto ao colaborador (seja físico ou eletrônico) e manipular os registros de jornada. Estes podem gerar multas pesadas e ações trabalhistas.

Próximo passo para seu RH

A Portaria 671 é um marco regulatório que exige atenção e proatividade do RH e DP de toda PME no Brasil. A conformidade não é apenas uma questão legal, mas um pilar para a construção de um ambiente de trabalho transparente, justo e eficiente. Ao entender as novas regras e investir nas soluções corretas, sua empresa estará protegida e preparada para os desafios de 2026 e além.

Não deixe para a última hora! Avalie seu sistema de controle de ponto e implemente as mudanças necessárias. Se precisar de apoio para otimizar a gestão de benefícios e outras rotinas do seu RH, explore as soluções disponíveis no mercado, como a Benway, que oferece ferramentas para simplificar o dia a dia da sua empresa.