Como anexar evidências de NR-1 na Benway

Manter a conformidade com as Normas Regulamentadoras (NRs) é um desafio constante para as empresas brasileiras, especialmente quando se trata da NR-1, que estabelece as diretrizes para o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO). Para as PMEs, a tarefa de organizar e anexar todas as evidências pode ser complexa, mas é crucial para evitar multas, passivos trabalhistas e, principalmente, garantir um ambiente de trabalho seguro e saudável. A Portaria MTE nº 1.419/2024, por exemplo, trouxe um foco ainda maior na gestão de riscos psicossociais, tornando indispensável que as empresas estejam preparadas.

Neste artigo, explicaremos como a Benway simplifica esse processo, permitindo que você anexe suas evidências da NR-1 de forma organizada e eficiente, utilizando recursos como a avaliação COPSOQ III para riscos psicossociais. Vamos mergulhar no passo a passo e entender como a plataforma ajuda seu RH e DP.

Por que a NR-1 é Essencial para a Sua PME?

A NR-1 é a norma que serve como base para todas as outras Regulamentadoras de Segurança e Saúde no Trabalho (SST). Ela estabelece as diretrizes e requisitos para o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO) e as medidas de prevenção. Não se trata apenas de evitar multas, mas de proteger seus colaboradores e a sustentabilidade do negócio.

Conforme a Portaria MTE nº 765, de 15 de maio de 2025 (e redações anteriores, como a Portaria MTE nº 1.419, de 27 de agosto de 2024), a NR-1 exige que as empresas implementem um sistema de gerenciamento de riscos ocupacionais. Isso inclui identificar perigos, avaliar riscos, implementar medidas de controle e, fundamentalmente, documentar e manter as evidências dessas ações. (Fonte: gov.br)

Ignorar a NR-1 pode levar a consequências graves. Segundo a advogada trabalhista Beatriz Bocchi, em live promovida pela Contábeis, a falta de gerenciamento de riscos ocupacionais expõe a empresa a autuações, ações trabalhistas, pedidos de indenização, adicionais de insalubridade ou periculosidade, afastamentos e questionamentos sobre acidentes ou doenças ocupacionais. (Fonte: Contábeis)

Documentos Essenciais para Evidenciar a NR-1

Para cumprir a NR-1, várias documentações precisam ser elaboradas, implementadas e, claro, arquivadas como evidência. Conheça os principais:

• Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR): O documento central que detalha a estratégia da empresa para gerenciar riscos ocupacionais.
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO): Define os exames e procedimentos médicos para a saúde dos trabalhadores.
• Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho (LTCAT): Avalia as condições para fins previdenciários.
• Análises Ergonômicas do Trabalho (AET): Avalia a adequação das condições de trabalho aos trabalhadores.
• Certificados de Treinamentos: Comprovam que os colaboradores receberam capacitação em SST.
• Ordens de Serviço (OS): Informam os trabalhadores sobre os riscos e medidas de prevenção.
• Relatórios de Investigação de Acidentes e Incidentes: Documentam as ocorrências e as ações corretivas.
• Avaliações de Riscos Psicossociais: Como as realizadas com a ferramenta COPSOQ III (Questionário de Coping e Stress no Trabalho).

Passo a Passo: Como Anexar Evidências de NR-1 na Benway

A Benway foi desenvolvida pensando na praticidade para o RH e DP de pequenas e médias empresas. Com o foco em sistema de RH e DP gratuito, a plataforma oferece um ambiente centralizado para a gestão de documentos e evidências de conformidade. Veja como anexar suas evidências da NR-1:

1. Acesse o Módulo de SST ou Documentação

1. Faça login na sua conta Benway.
2. No menu principal, localize e clique na seção de “Saúde e Segurança do Trabalho” ou “Documentação de RH/DP”.
3. Selecione a opção de “Gerenciamento de Riscos” ou “Evidências de Conformidade”.

2. Crie ou Selecione um Programa/Projeto

1. Dentro do módulo, você poderá criar um novo projeto para a NR-1/GRO ou selecionar um já existente.
2. Recomendamos criar um projeto específico para a NR-1/GRO, onde você centralizará todos os documentos relacionados.
3. Caso esteja lidando com riscos psicossociais, a Benway oferece uma avaliação NR-1 / COPSOQ III gratuita para empresas, que pode ser integrada a este módulo.

3. Faça o Upload dos Documentos

1. Dentro do projeto ou da seção de gerenciamento de documentos, clique em “Upload de Arquivo” ou “Anexar Evidência”.
2. Selecione os arquivos correspondentes (PGR, PCMSO, Análises Ergonômicas, certificados de treinamento, relatórios de COPSOQ III, etc.) do seu computador.
3. Você pode fazer upload de diversos formatos, como PDF, DOCX, XLSX, JPG, entre outros.

4. Classifique e Vincule as Evidências

1. Após o upload, cada documento deverá ser classificado. Utilize tags, categorias ou campos de descrição para indicar o tipo de documento (ex: “PGR 2026”, “PCMSO Anual”, “Treinamento Brigada”, “Avaliação COPSOQ III - Maio/2026”).
2. É fundamental vincular cada evidência aos riscos específicos que ela endereça e aos programas de prevenção. A Benway permite essa associação, facilitando a auditoria e a comprovação da conformidade.

5. Monitore e Atualize Regularmente

1. Estabeleça um cronograma para revisar e atualizar suas evidências. A Benway pode enviar lembretes para documentos com prazos de validade ou revisões programadas.
2. Para riscos psicossociais, realize pesquisas de clima organizacional e avaliações COPSOQ III periodicamente para monitorar a evolução e a eficácia das medidas preventivas.

Gerenciando Riscos Psicossociais com o COPSOQ III na Benway

A inclusão dos riscos psicossociais na NR-1 pela Portaria MTE nº 1.419/2024 (e suas atualizações, como a Portaria MTE nº 765/2025) trouxe uma nova camada de responsabilidade para as empresas. A Benway oferece uma ferramenta poderosa para lidar com essa exigência: a avaliação COPSOQ III gratuita.

O Que é o COPSOQ III?

O COPSOQ III (Copenhagen Psychosocial Questionnaire, na sua terceira versão) é um questionário internacionalmente reconhecido para avaliar fatores de risco psicossocial no ambiente de trabalho. Ele aborda dimensões como demandas de trabalho, autonomia, suporte social, reconhecimento, bullying e violências, entre outros.

Ao utilizar o COPSOQ III da Benway, você não apenas cumpre uma exigência legal, mas também demonstra um compromisso genuíno com o bem-estar dos seus colaboradores. Os dados gerados são cruciais para a elaboração do seu PGR e para o desenvolvimento de planos de ação eficazes, contribuindo para a redução de absenteísmo e aumento da produtividade.

Benefícios de Usar a Benway para a Gestão da NR-1

Centralizar a gestão da NR-1 na Benway traz diversas vantagens para o seu RH e DP:

Automação e Eficiência na Gestão de Documentos

A digitalização de documentos e a gestão eletrônica das evidências de NR-1 não são apenas uma tendência, mas uma necessidade para o RH moderno. A seção 1.6 da NR-1, inclusive, trata da prestação de informação digital e digitalização de documentos, reforçando essa abordagem. (Fonte: gov.br)

Ao utilizar uma plataforma como a Benway, sua PME pode:

• Reduzir o uso de papel: Contribuindo para a sustentabilidade.
• Otimizar o armazenamento: Acabando com a necessidade de arquivos físicos volumosos.
• Facilitar o acesso: Qualquer documento pode ser acessado de forma rápida e segura.
• Melhorar a rastreabilidade: Histórico de uploads, edições e quem acessou cada arquivo.
• Integrar informações: Conectando evidências de SST com outras áreas do RH, como admissão e folha de pagamento.

Nós vimos na prática, em empresas parceiras, como a transição para a gestão digital de documentos de SST é um divisor de águas. O tempo gasto em auditorias diminui drasticamente, e a segurança da informação aumenta, pois há menos chances de perda ou extravio de documentos importantes.

FAQ: Dúvidas Comuns sobre NR-1 e Evidências na Benway

Seu Próximo Passo para a Conformidade da NR-1

A gestão da NR-1 e o ato de anexar evidências não precisam ser um fardo para o seu RH. Com a Benway, você tem uma plataforma que não apenas simplifica esse processo, mas também oferece ferramentas essenciais e gratuitas, como a avaliação COPSOQ III para riscos psicossociais.

Ao centralizar suas evidências, organizar sua documentação e utilizar os recursos da Benway, sua PME garante a conformidade legal, protege seus colaboradores e otimiza o tempo da equipe de RH e DP. Não deixe a segurança e saúde do trabalho para depois.

Quer transformar a gestão da NR-1 na sua empresa? Conheça o sistema de departamento pessoal gratuito da Benway e descubra como ele pode ser seu aliado na conformidade e bem-estar dos colaboradores.