Como fazer termo de confidencialidade NDA

Proteger informações sensíveis é uma necessidade crescente para empresas de todos os portes. Em um mundo onde dados são ativos valiosos, garantir a confidencialidade de segredos comerciais, estratégias de negócios e informações pessoais é crucial para manter a vantagem competitiva e a reputação. É nesse cenário que o Termo de Confidencialidade, mais conhecido como NDA (Non-Disclosure Agreement), se torna uma ferramenta jurídica indispensável para o RH e o Departamento Pessoal.

Este guia prático abordará de forma clara e objetiva o que é um NDA, por que ele é fundamental e, principalmente, como elaborar um para proteger sua empresa de vazamentos e usos indevidos de informações estratégicas. Entender e aplicar corretamente esse contrato pode evitar prejuízos financeiros e litígios, fortalecendo a confiança nas relações comerciais e trabalhistas.

O Que É um Termo de Confidencialidade (NDA)?

Um Termo de Confidencialidade (NDA), ou Acordo de Sigilo, é um contrato pelo qual duas ou mais partes se comprometem a não divulgar, reproduzir ou utilizar, sem autorização expressa, informações confidenciais às quais tiveram acesso durante uma negociação, parceria ou prestação de serviço. Este instrumento é essencial para salvaguardar segredos comerciais, dados financeiros, estratégias de marketing, listas de clientes, inovações tecnológicas e qualquer outra informação que a empresa considere proprietária e que deva permanecer em sigilo. Segundo o Geracontratos.com.br, ele é fundamental para proteger informações estratégicas e dados sensíveis.

"O acordo de confidencialidade é um contrato pelo qual uma ou ambas as partes se comprometem a não divulgar, reproduzir ou utilizar, sem autorização, informações confidenciais às quais tiveram acesso em razão de uma relação comercial, profissional ou societária." - Geracontratos.com.br

No Brasil, a validade e a aplicabilidade do NDA são respaldadas por diversas legislações, mesmo sem uma lei específica para ele. Os fundamentos jurídicos incluem a Lei de Propriedade Industrial (Lei 9.279/96), que protege segredos de negócio e propriedade industrial; a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD - Lei 13.709/18), que trata da proteção de dados pessoais; e o Código Civil, que aborda a boa-fé e a função social dos contratos. O descumprimento de um NDA pode acarretar responsabilidade civil, com indenização por perdas e danos e, em casos mais graves, até responsabilidade criminal.

Quando Utilizar Acordos de Confidencialidade

O NDA deve ser empregado sempre que houver a necessidade de compartilhar informações que, se tornadas públicas, possam gerar prejuízos significativos para a empresa. Isso inclui danos competitivos, financeiros ou reputacionais. Embora não exista uma lista fechada, alguns cenários são particularmente comuns e exigem a formalização de um Acordo de Confidencialidade:

1. Negociações de Compra e Venda de Empresas (Due Diligence): Durante o processo de avaliação de uma empresa, informações financeiras, estratégicas e operacionais são compartilhadas.
2. Apresentação de Projetos e Ideias: Ao apresentar um novo produto, serviço ou modelo de negócio para investidores, parceiros ou fornecedores.
3. Desenvolvimento de Software ou Produtos: Quando empresas de tecnologia ou desenvolvedores são contratados para criar soluções sob medida, eles terão acesso a informações detalhadas sobre as necessidades e estratégias do cliente.
4. Relações com Colaboradores e Prestadores de Serviço: Funcionários, estagiários, freelancers e consultores muitas vezes têm acesso a informações privilegiadas no dia a dia.

Elementos Essenciais para Elaborar seu Termo de Confidencialidade

Para que um NDA seja eficaz e juridicamente válido, ele precisa conter elementos específicos que detalhem as obrigações das partes e o escopo da confidencialidade. O Jusbrasil destaca as informações essenciais para que haja proteção na apresentação das informações.

1. Identificação das Partes

É fundamental identificar claramente quem são as partes envolvidas: o "Revelador" (quem detém as informações confidenciais) e o "Receptor" (quem receberá as informações e se comprometerá com o sigilo). Inclua o nome completo, CNPJ (ou CPF para pessoas físicas), endereço e qualificação.

2. Definição das Informações Confidenciais

Esta é a cláusula mais importante. Ela deve especificar quais tipos de informações são consideradas confidenciais. Seja o mais detalhado possível para evitar ambiguidades. Pode abranger dados financeiros, estratégias de marketing, listas de clientes, patentes, segredos de fabricação, know-how, desenhos técnicos, códigos-fonte, entre outros. É vital que as informações sejam claramente identificadas como "confidenciais" quando divulgadas (por exemplo, marcadas como "CONFIDENCIAL").

3. Finalidade do Uso das Informações

O NDA deve delimitar expressamente para que as informações confidenciais poderão ser utilizadas pelo Receptor. Isso impede que as informações sejam usadas para outros fins não autorizados. Por exemplo, se uma empresa compartilha dados para uma auditoria, o NDA deve restringir o uso dessas informações apenas para a finalidade da auditoria, e não para desenvolver um produto concorrente.

4. Prazo de Confidencialidade

Estabeleça por quanto tempo a obrigação de confidencialidade permanecerá em vigor. Pode ser por um período determinado (ex: 5 anos) ou indeterminado, dependendo da natureza da informação. Informações como segredos de negócio podem ter um prazo mais longo ou até perpétuo, enquanto dados de um projeto específico podem ter um prazo mais curto.

5. Exceções à Confidencialidade

Liste as situações em que a obrigação de confidencialidade não se aplica. Geralmente, as exceções incluem informações que:

• Já eram de domínio público antes da celebração do NDA;
• Se tornaram de domínio público sem culpa do Receptor;
• Já estavam legalmente em posse do Receptor antes da revelação;
• Foram desenvolvidas independentemente pelo Receptor sem uso das informações confidenciais;
• Devem ser divulgadas por força de lei ou ordem judicial.

6. Sanções em Caso de Quebra

Especifique as consequências do descumprimento do NDA, como multas, indenizações por perdas e danos e a possibilidade de buscar medidas judiciais para cessar a divulgação indevida. Isso torna o contrato mais robusto e desencoraja a violação. A RWTech ressalta que o NDA fortalece a confiança e previne prejuízos.

7. Legislação Aplicável e Foro

Defina a legislação que regerá o contrato (geralmente a brasileira) e o foro para dirimir quaisquer conflitos que possam surgir. É comum eleger o foro da capital do estado onde a empresa reveladora está sediada.

Passo a Passo: Como Fazer o Termo de Confidencialidade NDA na Prática

Elaborar um NDA pode parecer complexo, mas seguindo um roteiro, o processo se torna mais organizado. Veja um passo a passo para criar o seu:

1. Pesquise e Adapte um Modelo: Comece com um modelo básico de NDA. Existem diversos modelos disponíveis online, inclusive alguns gratuitos. Adapte-o às necessidades específicas da sua empresa e da situação.
2. Preencha os Dados das Partes: Coloque as informações completas do Revelador e do Receptor.
3. Defina o Objeto e Escopo: Clarifique o motivo pelo qual as informações estão sendo compartilhadas e o que exatamente constitui "informação confidencial".
4. Estabeleça as Obrigações do Receptor: Detalhe o que o Receptor PODE e NÃO PODE fazer com as informações. Inclua a obrigação de manter o sigilo, não copiar, não usar para benefício próprio ou de terceiros, e devolver ou destruir as informações ao final do acordo.
5. Determine o Prazo: Defina a duração da obrigação de confidencialidade.
6. Inclua Cláusulas de Indenização e Multa: Preveja as penalidades em caso de quebra do acordo.
7. Revise e Consulte um Jurídico: Sempre que possível, peça para um advogado revisar o documento. Isso garante que ele esteja em conformidade com a legislação vigente e que a proteção seja máxima.
8. Assinatura e Registro: Após a revisão e aprovação, todas as partes devem assinar o NDA. Embora o registro em cartório não seja obrigatório para sua validade, ele confere publicidade e maior segurança jurídica.

Tipos de Acordos de Confidencialidade (NDA)

Os NDAs podem variar de acordo com a forma como as informações são trocadas:

1. NDA Unilateral: Quando apenas uma das partes está revelando informações confidenciais e a outra está se comprometendo a não divulgá-las. É o tipo mais comum em relações empregatícias ou com fornecedores.
2. NDA Bilateral (ou Mútuo): Quando ambas as partes estão compartilhando informações confidenciais uma com a outra e, portanto, ambas se comprometem a manter o sigilo. Típico de parcerias e joint ventures.
3. NDA Multilateral: Envolve três ou mais partes, onde uma delas revela informações e as demais se comprometem com a confidencialidade, ou vice-versa, ou em que todas as partes revelam e recebem informações confidenciais umas das outras.

Como o RH e o Departamento Pessoal se Beneficiam do NDA

Para o RH e o DP, o uso do NDA é estratégico em diversas frentes:

Integrar o NDA na rotina do RH e DP é uma medida proativa para proteger a propriedade intelectual e as informações confidenciais da empresa. Isso não só reforça a segurança jurídica, mas também promove uma cultura organizacional de responsabilidade e ética no tratamento de dados.

Ferramentas de gestão, como a plataforma da Benway, que oferece um sistema gratuito de gestão de benefícios, também podem auxiliar na organização da documentação e no controle de acesso a informações, complementando a proteção jurídica do NDA.

Perguntas Frequentes sobre Termo de Confidencialidade (FAQ)

Qual a diferença entre Termo de Confidencialidade e Contrato de Sigilo?

Não há diferença. Termo de Confidencialidade, Contrato de Sigilo e NDA (Non-Disclosure Agreement) são sinônimos e se referem ao mesmo instrumento jurídico que visa proteger informações sensíveis.

Um NDA tem validade legal no Brasil?

Sim, o NDA tem plena validade legal no Brasil, mesmo sem uma lei específica. Sua base jurídica está na Lei de Propriedade Industrial (Lei 9.279/96), na LGPD (Lei 13.709/18) e no Código Civil, que regulam a boa-fé contratual e a proteção de segredos de negócio.

Posso usar um modelo de NDA encontrado na internet?

Sim, você pode usar um modelo como base, mas é crucial adaptá-lo às suas necessidades específicas. Modelos genéricos podem não cobrir todas as particularidades da sua situação, o que pode comprometer a eficácia do contrato. É altamente recomendável a revisão por um profissional jurídico. Você pode baixar modelos gratuitos, como os oferecidos pela Sign.Plus, e adaptá-los.

Existe um prazo máximo para a confidencialidade?

Não há um prazo máximo legalmente estabelecido. A duração da obrigação de confidencialidade pode ser definida pelas partes, seja por um período determinado ou indeterminado, dependendo da natureza da informação a ser protegida. Para segredos comerciais, por exemplo, o prazo pode ser perpétuo.

O que acontece se houver quebra de confidencialidade?

Em caso de quebra de confidencialidade, a parte lesada pode buscar reparação judicial. Isso pode incluir o pagamento de multas e indenizações por perdas e danos, além de medidas para cessar a divulgação indevida das informações. Em casos de violação de segredo industrial, pode haver até responsabilização criminal, conforme o Art. 195 da Lei de Propriedade Industrial.

Próximos Passos para a Segurança da Sua Empresa

Implementar um Termo de Confidencialidade eficaz é uma etapa fundamental para proteger os bens intangíveis da sua empresa. Profissionais de RH e DP têm um papel central nesse processo, garantindo que os contratos sejam claros, abrangentes e legalmente sólidos. Ao adotar essa prática, sua organização não apenas se resguarda contra a concorrência desleal e o vazamento de informações, mas também demonstra um compromisso com a ética e a segurança dos dados.

Lembre-se que um NDA bem elaborado, aliado a uma boa gestão interna (que pode ser otimizada com plataformas como a Benway), é um investimento na longevidade e no sucesso do seu negócio. Comece hoje a revisar seus processos e assegurar a confidencialidade das suas informações mais valiosas. Para mais conteúdos sobre gestão e RH, continue acompanhando o blog da Benway.