Autônomo ou MEI: como contratar um prestador em 2026?

Quando a empresa precisa de um serviço pontual, como a manutenção do ar-condicionado, a pintura da loja, um treinamento ou fotos para o site, a dúvida aparece na hora de pagar: contratar o profissional como autônomo, com recibo de pagamento (RPA), ou pedir que ele emita nota como MEI. Para quem contrata, a escolha muda o que se paga além do serviço, o que se desconta e o que vai para o eSocial.

O autônomo é uma pessoa física que presta serviço por conta própria, e a empresa que o contrata desconta e recolhe a contribuição previdenciária dele (Lei 10.666/2003, art. 4º) e, fora do Simples Nacional, paga 20% de contribuição patronal sobre o valor (Lei 8.212/1991, art. 22, III). O MEI é uma empresa de uma pessoa, com CNPJ, que paga os próprios tributos num boleto fixo e emite nota (LC 123/2006, art. 18-A). Abaixo, as diferenças, o custo de um mesmo serviço nos dois formatos e o cuidado que vale para os dois: não usar nenhum deles no lugar de um empregado.

Quais são as diferenças entre contratar autônomo e MEI?

Com o autônomo, a empresa assume obrigações previdenciárias e fiscais sobre o pagamento; com o MEI, em regra, paga só a nota. O quadro resume o que muda para quem contrata.

Critério	Autônomo (RPA)	MEI (nota fiscal)
Quem é	Pessoa física, contribuinte individual do INSS	Empresário individual com CNPJ, optante do Simples (LC 123/2006, art. 18-A)
Documento do pagamento	Recibo de pagamento de autônomo (RPA)	Nota fiscal de serviço ou de venda
INSS do prestador	A empresa desconta e recolhe (Lei 10.666/2003, art. 4º); 11% com a contratante fora do Simples, até o teto	O MEI paga no DAS: 5% do salário mínimo, R$ 81,05 por mês em 2026
Contribuição da empresa	20% sobre o valor pago (Lei 8.212/1991, art. 22, III); no Simples, fica no DAS, salvo Anexo IV	Nenhuma, exceto nos serviços do art. 18-B da LC 123/2006 (hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria e manutenção de veículos)
IRRF	Retido pela tabela mensal de pessoa física; zero até R$ 5.000,00 em 2026	Não há retenção pela tabela de pessoa física
Limite de faturamento	Não há	R$ 81.000,00 por ano em 2026; R$ 110.000,00 em 2027 e R$ 140.000,00 a partir de 2028 (LC 238/2026)
Atividades	Qualquer atividade lícita	Só as ocupações permitidas pelo Comitê Gestor do Simples Nacional (art. 18-A, § 4º-B)
eSocial	Pagamento no S-1200; cadastro no S-2300 opcional (categoria 701)	Em regra, não entra no eSocial da contratante; nos serviços do art. 18-B, valem as obrigações da contratação de contribuinte individual
Risco trabalhista	Com subordinação e habitualidade, vira empregado (CLT, art. 3º)	O mesmo: com elementos de emprego, valem todas as obrigações (LC 123/2006, art. 18-B, § 2º)

Quando contratar como autônomo?

O autônomo é o caminho quando o profissional não tem CNPJ, ou quando a atividade dele não pode ser MEI, e o serviço é eventual. É comum em palestras, aulas, consultorias pontuais, serviços técnicos e trabalhos de profissões regulamentadas que não estão na lista do MEI.

• A atividade não é permitida ao MEI. Várias profissões intelectuais e regulamentadas ficam fora da lista do Comitê Gestor do Simples Nacional.
• O valor passa do limite do MEI. Se o profissional fatura mais de R$ 81.000,00 por ano, ele não pode ser MEI em 2026.
• O serviço é único ou raro. Abrir CNPJ para um trabalho pontual não compensa para o prestador.
• O prestador já é empresário em outra empresa. Quem é titular, sócio ou administrador de outra empresa não pode ser MEI (LC 123/2006, art. 18-A, § 4º, III).
• A empresa está no Simples, fora do Anexo IV. Nesse caso, a contribuição patronal sobre o autônomo fica dentro do DAS da empresa (LC 123/2006, art. 13, VI), e o custo extra cai.

Quando contratar o MEI?

O MEI é o caminho quando o profissional tem CNPJ ativo, a atividade está na lista permitida e o valor anual cabe no limite. Para a empresa, a contratação é a de outra empresa: recebe a nota, paga e arquiva.

• A empresa quer menos obrigação acessória. Não há desconto de INSS nem envio ao eSocial do pagamento ao MEI.
• A empresa está no Lucro Presumido ou Real. Sem os 20% de contribuição patronal do autônomo, o mesmo serviço custa menos, salvo nos serviços do art. 18-B.
• O serviço se repete com o mesmo fornecedor. A nota fiscal organiza o pagamento recorrente e a contabilidade.
• O prestador já trabalha como empresa. Tem outros clientes, define o próprio horário e usa os próprios equipamentos.

Quanto custa o mesmo serviço como autônomo e como MEI?

Numa empresa do Lucro Presumido, o serviço de R$ 3.000,00 custa R$ 3.600,00 se o prestador for autônomo e R$ 3.000,00 se for MEI, fora dos serviços do art. 18-B. A diferença é a contribuição patronal de 20% sobre o pagamento ao contribuinte individual (Lei 8.212/1991, art. 22, III).

Se a empresa for do Simples Nacional fora do Anexo IV, a contribuição patronal sobre o autônomo já está no DAS dela (LC 123/2006, art. 13, VI), e o custo dos dois formatos fica igual ao valor do serviço. O desconto do INSS do autônomo continua obrigatório, e a alíquota a aplicar deve ser conferida com o contador. O desconto de 11% tem teto: com o limite de R$ 8.475,55 de 2026, chega a R$ 932,31 por mês.

Os 11% vêm de duas regras: o contribuinte individual paga 20% sobre o que recebe (Lei 8.212/1991, art. 21), mas, quando presta serviço a empresa, deduz 45% da contribuição que ela recolheu sobre o pagamento, limitado a 9% do valor (art. 30, § 4º).

O que muda nas obrigações da empresa?

Com o autônomo, a empresa vira responsável por descontar e recolher a contribuição dele e por informar o pagamento no eSocial; com o MEI, ela guarda a nota e paga, salvo nos serviços do art. 18-B. Esse trabalho extra é o que mais pesa para pequenas empresas sem departamento pessoal.

Autônomo

• Emitir o RPA com os dados do prestador, o serviço, o valor e os descontos.
• Descontar e recolher a contribuição do autônomo junto com a da empresa (Lei 10.666/2003, art. 4º).
• Reter o IRRF pela tabela mensal, quando houver, e, conforme o município, o ISS.
• Informar a remuneração no evento S-1200 do eSocial; o cadastro do autônomo no S-2300 é opcional, pelo Manual de Orientação do eSocial.

MEI

• Conferir no CNPJ se a ocupação do MEI corresponde ao serviço contratado.
• Receber a nota fiscal e pagar o valor dela.
• Nos serviços de hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria e manutenção ou reparo de veículos, recolher a contribuição patronal e cumprir as obrigações acessórias da contratação de contribuinte individual (LC 123/2006, art. 18-B, § 1º).
• Acompanhar o valor anual: o MEI que fatura acima do limite precisa sair do regime (art. 18-A, § 7º).

Quando o autônomo ou o MEI vira empregado?

Os dois viram empregados quando a relação tem os elementos do emprego: trabalho pessoal, não eventual, com subordinação e mediante pagamento (CLT, art. 3º). Nesse caso, nem o RPA nem o CNPJ protegem a empresa, que passa a dever salário, 13º, férias com 1/3, FGTS e INSS de todo o período.

A CLT reconhece o autônomo contratado com as formalidades legais, com ou sem exclusividade, de forma contínua ou não (art. 442-B). A LC 123/2006 faz a ressalva para o MEI: se houver elementos da relação de emprego, a contratante fica sujeita a todas as obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias (art. 18-B, § 2º). Os sinais de alerta são os mesmos:

• horário fixo definido pela empresa, controle de ponto e ordens diárias de um chefe;
• pagamento mensal fixo, igual todo mês, sem relação com entregas;
• uso de crachá, e-mail e equipamentos da empresa como se fosse da equipe;
• a pessoa fazendo o mesmo trabalho que empregados registrados, ao lado deles;
• ex-empregado demitido e recontratado para a mesma função como MEI ou autônomo.

Se a necessidade é de alguém todos os dias, na rotina da empresa, a comparação certa é com o registro em carteira. A calculadora CLT x MEI mostra quanto um empregado custa no ano e quanto o MEI precisaria faturar para empatar com o salário.

O limite do MEI muda em 2027?

Muda. A Lei Complementar 238/2026, de 21/10/2026, eleva o limite de faturamento do MEI para R$ 110.000,00 no ano-calendário de 2027 e para R$ 140.000,00 a partir de 2028, e permite que o MEI tenha até 2 empregados a partir de 1º de janeiro de 2027. Em 2026, continuam valendo R$ 81.000,00 por ano e 1 empregado.

Se o MEI passar do limite no ano, ele precisa comunicar a saída do regime até o último dia útil do mês seguinte ao excesso. Com excesso de até 20%, ou até R$ 97.200,00 em 2026, a mudança vale a partir de 1º de janeiro do ano seguinte; acima disso, retroage a 1º de janeiro do ano do excesso (LC 123/2006, art. 18-A, § 7º, III). Para a empresa que contrata sempre o mesmo MEI, isso significa que as notas podem passar a vir de uma microempresa, com outra tributação, e o contrato precisa prever essa troca.

Para quem contrata, a mudança amplia o número de prestadores que podem continuar como MEI, mas não muda as regras da contratação: o art. 18-B e o risco de vínculo continuam iguais. Quando o MEI tem empregado, as regras dele como empregador estão no guia de como funciona o MEI empregador.

Como decidir na sua empresa

Comece pelo tipo de relação: serviço eventual, com entrega definida e autonomia do prestador, cabe em autônomo ou MEI. Rotina diária, com horário e chefe, é emprego, e o custo de um empregado registrado aparece na calculadora de custo de funcionário. Depois, compare o custo e o trabalho de cada formato.

Calculadoras, modelos e planilhas de DP estão reunidos nos materiais de RH da Benway.