Modelo de relatório de despesas de viagem 2026

O relatório é a prestação de contas: lista cada gasto, aplica os limites da política e acerta o adiantamento. O recibo prova o pagamento de um valor, com quitação pelo Código Civil (art. 320). Muitas empresas usam os dois: o relatório aprova, o recibo registra o pagamento do saldo. Para o recibo, use o modelo de recibo de pagamento da Benway.

Não, quando devolve gasto feito a serviço e comprovado. O INSS incide sobre o que retribui o trabalho (Lei 8.212/1991, art. 28, I), e o FGTS segue a mesma base. Para o IR, a Receita diz que adiantamentos de viagem com prestação de contas não são rendimento, se o deslocamento e as despesas forem comprovados (citado na SC Cosit 90/2026).

A diária é um valor fixo por dia, pago sem prestação de contas. O reembolso devolve o valor exato das notas. A diária não integra a remuneração (CLT, art. 457, § 2º), mas a Receita diz que valor em excesso vira remuneração, e o IRRF só é isento para alimentação e pousada fora do município da sede (Lei 7.713/1988, art. 6º, II; SC Cosit 90/2026).

Multiplique os km rodados a serviço pelo valor do km da política. Exemplo: 250 km a R$ 0,90 dão R$ 225,00. Registre cada trajeto com data, origem, destino e km: a Lei 8.212/1991 (art. 28, § 9º, s) deixa o ressarcimento do uso do veículo fora do INSS quando as despesas são comprovadas.

Não. Nenhuma lei ou órgão fixa o valor do km para empresas privadas: cada política define o seu. Uma referência é o combustível. Com a gasolina a R$ 6,53 o litro (média da ANP de 11 a 17/10/2026), um carro de 10 km/l gasta R$ 0,65 por km. O valor da política costuma somar desgaste e manutenção.

A lei não exige um tipo de comprovante para o colaborador, mas sem comprovação o valor pode ser tratado como salário. Peça nota fiscal ou cupom com data, valor e CNPJ do fornecedor, de preferência em nome da empresa, que lança a despesa com esse documento (Decreto 9.580/2018, art. 311). Recibo serve para quem não emite nota.

O colaborador devolve a sobra no prazo da política, por Pix ou depósito na conta da empresa, e o relatório registra a devolução. No exemplo, a Ana recebeu R$ 1.500, teve R$ 1.223,80 aprovados e devolve R$ 276,20 até 22/10/2026. Se o gasto passar do adiantamento, a empresa paga a diferença.

Pode, porque a CLT permite o desconto de adiantamentos (art. 462). Para evitar discussão, deixe a autorização escrita no relatório assinado, como faz a opção "Com cláusula" do modelo. Na rescisão, a compensação de valores devidos pelo empregado vai até 1 mês de remuneração (art. 477, § 5º).

A lei não fixa prazo para a empresa privada: quem define é a política. O modelo sugere 5 dias úteis depois da volta, com opções de 10 dias úteis, 15 ou 30 dias. Na viagem do exemplo, com volta na quinta, 15/10/2026, o prazo de 5 dias úteis vai até 22/10/2026.

Despesas pessoais e de quem não trabalha na empresa (acompanhantes, familiares), bebida alcoólica, frigobar, multas de trânsito e combustível quando a viagem já é paga por km. A Receita usa o mesmo critério: diária que paga gasto de pessoa sem vínculo com a empresa perde a natureza de indenização (SC Cosit 90/2026).

Só a parte até o limite, salvo aprovação do gestor com justificativa. A planilha calcula sozinha o que passa: no exemplo, o jantar de 14/10 levou a alimentação do dia a R$ 161,50, R$ 41,50 acima dos R$ 120. O gestor pode lançar o ajuste na coluna própria, e o motivo fica escrito.

Até a prescrição dos tributos ligados àquelas despesas (CTN, art. 195, parágrafo único). O prazo de lançamento é de 5 anos contados do primeiro dia do ano seguinte (art. 173), e a cobrança prescreve em 5 anos (art. 174). Confirme o prazo com a contabilidade e guarde com acesso restrito.

Só se estiver no contrato. No teletrabalho, quem paga equipamentos, internet e outras despesas, e como é o reembolso, vem em contrato escrito (CLT, art. 75-D), e esses valores não integram a remuneração (parágrafo único). O relatório do modelo serve para lançar essas despesas mês a mês.

Não. No passo 2, você informa nome, e-mail, telefone e empresa e baixa o relatório em Excel (.xlsx) e em PDF, mais a política de reembolso em Word (.docx), se a opção estiver ligada.