Fator R do Simples Nacional: como calcular e mudar de anexo

A empresa de serviços fatura bem, tem dois sócios, uma equipe pequena e paga o Simples Nacional todo mês. Um dia o contador avisa: "vocês estão no Anexo V". O imposto do mês é quase o dobro do que seria no Anexo III, e a explicação cabe em uma sigla que ninguém da empresa tinha ouvido: fator R.

Este texto é para o sócio ou dono de uma pequena empresa de serviços com equipe e mostra a regra em 11/11/2026. Ele traz a fórmula, o que entra na folha, três contas com números de exemplo e o que muda em janeiro de 2027. Separamos o que está na lei do que é leitura da Benway. Não é consultoria tributária: a apuração do Simples é da contabilidade da sua empresa.

O que é o fator R do Simples Nacional?

Fator R é a divisão da folha de salários dos 12 meses pela receita bruta dos mesmos 12 meses. O número que decide é 28%: com fator R igual ou maior que 28%, a atividade de serviço sujeita à regra paga o Simples pelo Anexo III; abaixo de 28%, paga pelo Anexo V, que tem alíquotas maiores.

A regra está na Lei Complementar 123/2006, art. 18, §§ 5º-J, 5º-K e 5º-M. O nome "fator r" vem do Comitê Gestor do Simples Nacional, que detalha a conta no art. 26 da Resolução CGSN 140/2018.

"As atividades de prestação de serviços a que se refere o § 5º-I serão tributadas na forma do Anexo III desta Lei Complementar caso a razão entre a folha de salários e a receita bruta da pessoa jurídica seja igual ou superior a 28% (vinte e oito por cento)."

Lei Complementar 123/2006, art. 18, § 5º-J

Na prática, o fator R mede quanto do faturamento a empresa gasta com gente. Por isso a folha de pagamento e o pró-labore são o insumo da conta.

Quais atividades estão sujeitas ao fator R?

Só entram na regra as atividades de serviço que a lei lista em dois grupos: as que nascem no Anexo V e podem descer para o Anexo III, e as que nascem no Anexo III e podem subir para o Anexo V. Comércio, indústria e os demais serviços não têm fator R.

Grupo	Atividades (resumo da lei)	Base
Anexo V, com ida ao Anexo III se o fator R for de 28% ou mais	Medicina veterinária; comissaria, despachantes, tradução e interpretação; engenharia, cartografia, testes, suporte e análises técnicas e tecnológicas, pesquisa, design e agronomia; representação comercial e intermediação de negócios; perícia, leilão e avaliação; auditoria, economia, consultoria, gestão, organização, controle e administração; jornalismo e publicidade; agenciamento, exceto de mão de obra; outras atividades intelectuais, técnicas, científicas, desportivas, artísticas ou culturais	LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-I e 5º-J
Anexo III, com ida ao Anexo V se o fator R ficar abaixo de 28%	Fisioterapia; arquitetura e urbanismo; medicina, inclusive laboratorial, e enfermagem; odontologia e prótese dentária; psicologia, psicanálise, terapia ocupacional, acupuntura, podologia, fonoaudiologia, clínicas de nutrição e de vacinação e bancos de leite	LC 123/2006, art. 18, § 5º-B, XVI e XVIII a XXI, e § 5º-M, I
Anexo III, com ida ao Anexo V se o fator R ficar abaixo de 28%	Administração e locação de imóveis de terceiros; academias de dança, de artes marciais, de atividades físicas e escolas de esportes; elaboração de programas de computador, licenciamento de software e páginas eletrônicas; montadoras de estandes para feiras; laboratórios de análises clínicas; tomografia e diagnósticos por imagem; serviços de prótese em geral	LC 123/2006, art. 18, § 5º-D e § 5º-M, II

Ficam fora da regra, por exemplo, as escolas, as agências de viagem, os escritórios contábeis e os serviços de instalação e manutenção, que a lei mantém no Anexo III (art. 18, § 5º-B), e a construção de imóveis, a vigilância, a limpeza e os serviços advocatícios, que vão para o Anexo IV (art. 18, § 5º-C).

Como calcular o fator R?

Some a folha de salários de 12 meses, com encargos, e divida pela receita bruta dos mesmos 12 meses. Se o resultado for 0,28 ou mais, vale o Anexo III; se for menor, o Anexo V. A conta é sempre de 12 meses, nunca só do mês.

O ponto que mais confunde é quais 12 meses entram. A resposta muda na virada do ano:

• Até dezembro de 2026. Valem os 12 meses anteriores ao mês da apuração (LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-K e 24, no texto vigente). Na leitura da Benway, o Simples de novembro de 2026 olha de novembro de 2025 a outubro de 2026.
• A partir de janeiro de 2027. A Lei Complementar 214/2025, art. 517, muda os mesmos parágrafos para "os doze meses antecedentes ao mês anterior ao do período de apuração", com efeito em 1º de janeiro de 2027 (art. 544, III). A Resolução CGSN 190/2026 repete a troca no art. 26. Na leitura da Benway, o Simples de março de 2027 olha de fevereiro de 2026 a janeiro de 2027: a janela recua um mês.

O corte de 28% e o que conta como folha não mudam.

Quanto muda o imposto entre o Anexo III e o Anexo V?

Para a mesma receita, o Anexo V cobra de 5,5 a 9,5 pontos percentuais a mais do que o Anexo III nas faixas até R$ 1.800.000,00 em 12 meses. Em uma empresa que fatura R$ 50.000,00 por mês, a diferença é de R$ 3.645,00 por mês.

O imposto do Simples sai da alíquota efetiva: (receita de 12 meses × alíquota da faixa − valor a deduzir) ÷ receita de 12 meses (LC 123/2006, art. 18, § 1º-A). O quadro aplica essa fórmula às tabelas dos Anexos III e V do texto vigente da lei.

Receita em 12 meses	Alíquota efetiva no Anexo III	Alíquota efetiva no Anexo V	Imposto do mês no Anexo III	Imposto do mês no Anexo V	Diferença no mês
R$ 180.000,00	6,00%	15,50%	R$ 900,00	R$ 2.325,00	R$ 1.425,00
R$ 360.000,00	8,60%	16,75%	R$ 2.580,00	R$ 5.025,00	R$ 2.445,00
R$ 600.000,00	10,56%	17,85%	R$ 5.280,00	R$ 8.925,00	R$ 3.645,00
R$ 720.000,00	11,05%	18,13%	R$ 6.630,00	R$ 10.875,00	R$ 4.245,00
R$ 1.200.000,00	13,03%	19,08%	R$ 13.030,00	R$ 19.075,00	R$ 6.045,00
R$ 1.800.000,00	14,02%	19,55%	R$ 21.030,00	R$ 29.325,00	R$ 8.295,00

Para 2027 e 2028, a LC 214/2025 troca as tabelas (art. 519, Anexos XX e XXII), mas mantém as alíquotas e as deduções da 1ª à 5ª faixa dos dois anexos. O que muda é a divisão do valor entre os tributos, com a entrada da CBS e do IBS, e a alíquota da 6ª faixa. O quadro vale também para 2027.

O que entra e o que não entra na folha do fator R?

Entra o que a empresa pagou a pessoas físicas pelo trabalho, incluído o pró-labore, mais a contribuição patronal previdenciária e o FGTS efetivamente recolhidos. Não entram a distribuição de lucros nem os aluguéis. E só vale a remuneração que foi declarada.

Valor	Conta na folha do fator R?	Base
Salários e demais remunerações de empregados	Sim	LC 123/2006, art. 18, § 24; Resolução CGSN 140/2018, art. 26, § 2º, II
13º salário	Sim, no mês em que a contribuição incide	Resolução CGSN 140/2018, art. 26, § 2º, II
Pró-labore dos sócios	Sim	LC 123/2006, art. 18, § 24
FGTS recolhido	Sim	LC 123/2006, art. 18, § 24
Contribuição patronal previdenciária recolhida	Sim	LC 123/2006, art. 18, § 24
Autônomo pessoa física pago pela empresa	Sim, na leitura da Benway, se declarado: é base da contribuição sobre contribuintes individuais	Resolução CGSN 140/2018, art. 26, § 2º, II; Lei 8.212/1991, art. 22, III
Distribuição de lucros	Não	LC 123/2006, art. 18, § 26
Aluguéis	Não	LC 123/2006, art. 18, § 26
Prestador contratado como pessoa jurídica	Não, na leitura da Benway: a lei fala em remuneração a pessoas físicas	LC 123/2006, art. 18, § 24
Bolsa de estágio	Não, na leitura da Benway: a bolsa paga nos termos da lei do estágio não integra o salário de contribuição	Lei 8.212/1991, art. 28, § 9º, i
Remuneração paga e não declarada	Não	LC 123/2006, art. 18, § 25

O § 25 do art. 18 é o que mais pega: só contam as remunerações informadas na declaração previdenciária da empresa (Lei 8.212/1991, art. 32, IV). Na leitura da Benway, isso significa que pró-labore pago por transferência, sem passar pela folha que a contabilidade declara, não ajuda o fator R.

Para a Resolução CGSN 140/2018, salários são a base da contribuição previdenciária da empresa sobre empregados e contribuintes individuais (Lei 8.212/1991, art. 22, I e III), com o 13º salário. Daí saem as três leituras do quadro.

A diferença entre pagar o sócio por pró-labore ou por lucros está no comparativo pró-labore ou distribuição de lucros.

Como fica a conta na prática? Três exemplos

Os três exemplos usam a mesma empresa inventada: uma consultoria de gestão com dois sócios, receita de R$ 50.000,00 por mês e R$ 600.000,00 em 12 meses. Muda só a folha. Os números são de exemplo, com receita e folha iguais em todos os meses.

O exemplo 3 mostra a conta, não uma recomendação. O INSS de 11% é do sócio, vale até o teto de contribuição e conta para a aposentadoria dele. Acima de R$ 5.000,00 de pró-labore, entra também o imposto de renda. O passo a passo desses descontos está no guia como calcular o pró-labore em 2026.

Na leitura da Benway, o pró-labore paga o trabalho do sócio. O valor que faz sentido para o fator R precisa fazer sentido também para o que cada sócio faz na empresa, e essa decisão é para tomar com o contador.

O fator R muda de anexo a cada mês?

Pode mudar. O fator R é refeito a cada período de apuração, que no Simples é o mês, sempre com a janela de 12 meses da regra. A mesma empresa pode pagar pelo Anexo III em um mês e pelo Anexo V no seguinte, sem trocar de atividade nem de regime.

O art. 26 da Resolução CGSN 140/2018 define o fator em relação ao "período de apuração relativo ao cálculo". Não existe opção anual por um anexo. Três movimentos derrubam o fator R de um mês para o outro:

• Receita que cresce mais rápido do que a folha. Um contrato grande aumenta o divisor por 12 meses.
• Saída de gente. Um desligamento sem reposição tira salário, 13º e FGTS da soma, mês a mês.
• Corte do pró-labore. Trocar pró-labore por lucros reduz a folha na mesma medida.

O contrário também vale: contratar aumenta a folha aos poucos. O custo de cada contratação, com encargos e provisões, está no guia como calcular o custo de um funcionário.

Como fica o fator R da empresa em início de atividade?

Empresa nova não tem 12 meses de história, então a regra usa valores proporcionais. A LC 123/2006 manda proporcionalizar a receita ao número de meses de atividade (art. 18, § 2º), e o Comitê Gestor diz como fazer isso com o fator R. Essa parte também muda em 2027.

Situação	Até dezembro de 2026	A partir de janeiro de 2027
Primeiro mês de atividade	Folha maior que zero e receita zero: fator R de 0,28. Folha zero e receita maior que zero: 0,01. As duas maiores que zero: folha do mês ÷ receita do mês	Fator R de 0,28 nos 2 primeiros meses
Meses seguintes, antes de completar a janela	Com menos de 13 meses de atividade, a folha é anualizada pelos mesmos critérios da receita: média dos meses anteriores multiplicada por 12	Com mais de 2 e menos de 14 meses de atividade, a folha é anualizada pelos mesmos critérios da receita: média dos meses antecedentes ao mês anterior multiplicada por 12
Folha de 12 meses zerada e receita maior que zero	Fator R de 0,01	Sem mudança na Resolução CGSN 190/2026
Folha maior que zero e receita de 12 meses zerada	Fator R de 0,28	Sem mudança na Resolução CGSN 190/2026

A consequência prática para quem abre empresa de serviço em 2026: se o primeiro mês tiver receita e nenhuma folha, o fator R é de 0,01 e a tributação é a do Anexo V. Definir o pró-labore desde o primeiro mês, e declará-lo, muda essa conta. A partir de 2027, os dois primeiros meses ficam em 0,28, e a conta proporcional começa no terceiro.

A regra de 2027 vem da Resolução CGSN 190/2026, de agosto de 2026. Confirme com a contabilidade em janeiro se houve nova alteração.

Quais são os erros mais comuns e o que conferir com o contador?

Os erros mais comuns são fazer a conta com um mês só, contar lucro como folha e esperar efeito imediato de um aumento de pró-labore.

1. Dividir a folha do mês pela receita do mês. A conta é de 12 meses, fora o caso da empresa no primeiro mês de atividade.
2. Somar distribuição de lucros. A lei exclui lucros e aluguéis de forma expressa (art. 18, § 26).
3. Pagar e não declarar. Só conta a remuneração informada na declaração previdenciária (art. 18, § 25).
4. Esperar mudança no mesmo mês. Um aumento de folha entra na soma aos poucos, como no exemplo 3.
5. Esquecer o custo do pró-labore maior. O INSS de 11% do sócio e, acima de R$ 5.000,00, o imposto de renda saem do ganho.
6. Achar que toda empresa de serviço tem fator R. A regra vale só para as atividades listadas na lei.
7. Ignorar a virada de 2027. A janela de 12 meses recua um mês, e a regra da empresa nova muda.

Leve esta lista para a próxima conversa com a contabilidade: