Ficha de EPI 2026: planilha de controle em Excel e termo para assinar

O registro da entrega é obrigatório; o formato é livre. A NR-6 aceita livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive biométrico (item 6.5.1, alínea d). Se a empresa usar sistema eletrônico, ele precisa permitir extrair relatórios (6.5.1.1). A ficha impressa e assinada é o jeito mais simples para uma pequena empresa.

Nem a NR-6 nem a CLT fixam prazo de guarda da ficha. Créditos do contrato prescrevem em 5 anos, até 2 anos depois da saída (CLT, art. 11), e a ação para prova junto à Previdência não prescreve (§ 1º). Por isso, guarde a ficha ao menos até 2 anos depois da saída; muitas empresas usam os 20 anos que a NR-1 dá ao histórico do inventário de riscos.

Dados da empresa e do colaborador (nome, CPF ou matrícula, cargo e setor) e, para cada entrega, data, EPI, número do CA, quantidade, motivo e assinatura. A ficha da Benway acrescenta validade do CA, troca prevista e devolução, e o termo com os deveres da NR-6 (item 6.6.1) e o aviso da CLT sobre a recusa (art. 158).

Cadastre cada EPI com o número do CA, a validade do CA e a vida útil em dias. Depois, faça uma aba por colaborador com uma linha por entrega. Troca prevista = data da entrega + vida útil. A planilha da Benway já traz essas fórmulas, o estoque e os alertas de troca e de CA vencido.

Sim. Você escolhe quantas pessoas e o setor, informa nome, e-mail, telefone e empresa no passo 2 e baixa a planilha .xlsx e o termo em PDF. Não precisa criar conta.

No sistema CAEPI do Ministério do Trabalho (caepi.mte.gov.br): digite o número do CA e veja o equipamento, o fabricante, a situação e a validade. O número do CA vem gravado no próprio EPI (NR-6, item 6.9.3). Anote o CA e a validade na aba EPIs da planilha.

A NR-6 exige CA válido na venda (item 6.9.2.1) e, depois da compra, manda observar a validade e o armazenamento do equipamento informados pelo fabricante (6.9.2.1.1). Ela não diz expressamente se o lote comprado antes pode ser entregue após o CA vencer. A planilha avisa e pede que você confira o lote com o técnico de segurança.

A NR-6 não fixa prazo. A troca segue o manual do fabricante e o procedimento da empresa (item 6.5.1.3), e o EPI danificado ou extraviado é trocado na hora (6.5.1, alínea g). Na planilha, você define a vida útil em dias; no exemplo, 30 dias para o protetor auricular e 180 para a botina.

Não sem motivo. A recusa injustificada ao uso do EPI fornecido é ato faltoso (CLT, art. 158, parágrafo único, alínea b) e pode levar a advertência ou suspensão. Antes, confira se o EPI é adequado e confortável para a pessoa (NR-6, item 6.5.2, alínea f) e registre a orientação dada.

Não pela entrega: o EPI é fornecido de graça (CLT, art. 166). O desconto só cabe em dano causado pelo empregado, se houver acordo ou dolo (CLT, art. 462, § 1º). Desgaste do uso não gera desconto. O termo da Benway não traz cláusula de desconto; se quiser incluir, confira com o jurídico.

Sim, sempre que der. Quando o registro de cada entrega for inviável, como em luvas descartáveis e creme de proteção, a empresa deixa o EPI na embalagem original, em quantidade suficiente no local de trabalho (NR-6, item 6.5.1.2). Fora da embalagem, informe produto, fabricante, lote, validade e CA (6.5.1.2.1).

Vale, se for sistema eletrônico que permita extrair relatórios (NR-6, 6.5.1, alínea d, e 6.5.1.1), inclusive biométrico. Uma planilha sem assinatura prova pouco. A NR-1 aceita documentos digitais com certificado ICP-Brasil (item 1.6.2). Por isso, a ficha da Benway foi feita para imprimir e assinar a cada entrega.

Só se o EPI neutralizar o risco, comprovado em laudo (CLT, art. 191, II; Súmula 80 do TST). Entregar não basta: a empresa precisa fiscalizar o uso (Súmula 289). Se o adicional continuar, no grau médio ele é R$ 324,20 por mês sobre o salário mínimo de 2026 (cálculo da Benway, 22/10/2026).

É o documento em que o colaborador declara que recebeu o EPI de graça, foi orientado sobre o uso e conhece os deveres da NR-6 (item 6.6.1) e o art. 158 da CLT. O termo da Benway vem em PDF, com a ficha de entregas para assinar linha a linha. Ele não substitui o treinamento quando o EPI exige.

Não. A Benway não faz gestão de segurança do trabalho nem controle de EPI. Na Benway, o RH exporta a lista de colaboradores em Excel para preencher a planilha e aplica a pesquisa NR-1 de riscos psicossociais. A ficha de EPI é um material gratuito, sem criar conta.