Certidão do FGTS (CRF): como emitir, validade e pendências
Onde emitir, quanto tempo vale, quem exige, o que trava o CRF no FGTS Digital, o parcelamento e as datas da guia de novembro de 2026.
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A certidão do FGTS é o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), emitido só pela Caixa, de graça, em consulta-crf.caixa.gov.br, com o CNPJ ou o CPF do empregador. Vale 30 dias e prova que a empresa está em dia com o FGTS. Sai negada quando há guia do FGTS Digital vencida, parcelamento atrasado ou débito antigo na Caixa.
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Licitação, financiamento com dinheiro público, benefício fiscal ou alteração do contrato social: em todos esses momentos alguém pede à empresa a certidão do FGTS, e ela precisa estar válida no dia. Quem faz o DP costuma descobrir um problema só quando a consulta da Caixa responde que não foi possível emitir o certificado.
Este guia mostra, pelo lado da empresa, onde emitir, quanto tempo a certidão vale e quem pode exigi-la. Também explica o que mudou com o FGTS Digital, por que o certificado sai negado e como regularizar ou parcelar. No fim, as datas da guia de outubro, que vence em 19/11/2026.
O que é a certidão de regularidade do FGTS (CRF) e quem emite?
A certidão de regularidade do FGTS é o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), o documento que prova que o empregador está em dia com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Quem emite é a Caixa Econômica Federal, como agente operador do FGTS, pela Lei 8.036/1990 (art. 7º, V).
"À Caixa Econômica Federal, na qualidade de agente operador, cabe: [...] V - emitir Certificado de Regularidade do FGTS;"
Lei 8.036/1990, art. 7º
O nome oficial é certificado, mas no dia a dia ele aparece como certidão do FGTS, CND do FGTS, CRF FGTS ou CRF Caixa. Tudo isso é o mesmo documento: a Caixa chama o CRF de "o único documento que comprova a regularidade do empregador perante o FGTS".
O texto do certificado é curto. A Caixa "certifica que, nesta data", a empresa está "em situação regular" com o FGTS. Ele avisa que "não servirá de prova contra cobrança" de débitos e que o uso legal depende da conferência de autenticidade no site da Caixa.
O FGTS Digital não emite certidão própria. Segundo as perguntas frequentes da Caixa sobre o FGTS Digital (versão 9, de novembro de 2025), o CRF "continuará sendo emitido exclusivamente pela Caixa". A Caixa recebe as informações de regularidade da Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT), pelo FGTS Digital, e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), e com elas emite ou não o certificado.
Para que serve a certidão do FGTS e quem pode exigir?
A certidão do FGTS serve para a empresa fazer negócio com o poder público e obter crédito ou benefício com recurso público. A lista está no art. 27 da Lei 8.036/1990, que torna a apresentação obrigatória em cinco situações.
- Licitação: habilitação em licitações de órgãos públicos federais, estaduais e municipais e de entidades controladas por eles (alínea a).
- Crédito com recurso público: empréstimos ou financiamentos feitos com recursos públicos ou do FGTS, em qualquer instituição de crédito (alínea b, na redação da Lei 13.805/2019).
- Benefícios: benefícios fiscais, isenções, subsídios, auxílios, outorga ou concessão de serviços, salvo quando o dinheiro vai quitar débito com o próprio FGTS (alínea c).
- Exterior: transferência do domicílio do empregador para fora do país (alínea d).
- Contrato social: registro de alteração ou distrato que mude a estrutura jurídica da empresa ou a extinga (alínea e).
Na licitação, a regra também está na Lei 14.133/2021, que pede "a regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS" na habilitação (art. 68, IV). Quem ganha o contrato precisa manter essas condições durante toda a execução (art. 92, XVI).
O manual de regularidade da Caixa faz uma ressalva para a micro e a pequena empresa da Lei Complementar 123/2006: elas ficam fora das exigências das alíneas b e e, e o MEI é dispensado do registro do contrato social. Na leitura da Benway, fora dessas situações a certidão não é obrigatória, mas um cliente privado pode exigi-la no contrato, como costuma fazer quem terceiriza serviço.
O mesmo artigo 68 pede a "regularidade perante a Justiça do Trabalho", provada pela CND trabalhista (CNDT). Quem vai a uma licitação costuma tirar as duas certidões no mesmo dia.
Como emitir a certidão do FGTS na Caixa, passo a passo?
A certidão do FGTS é emitida de graça, na hora, na página "Consulta Regularidade do Empregador" da Caixa, com o CNPJ ou o CPF do empregador. Não precisa de senha nem de certificado digital.
- Abra a consulta de regularidade do empregador, em consulta-crf.caixa.gov.br.
- Em "Tipo de Inscrição", escolha CNPJ ou CPF. Em 05/11/2026, a tela oferecia só essas duas opções.
- Digite a inscrição "somente números" e deixe a UF em branco. A UF só é preenchida na consulta pelo CNPJ básico (os 8 primeiros dígitos), com o estado do estabelecimento.
- Faça a consulta. Se a empresa estiver regular, a tela mostra a situação e a opção de ver o certificado.
- Abra o certificado e salve em PDF. Ele traz razão social, endereço, validade, número da certificação e data e hora da consulta.
- Se o cliente ou o órgão pedir, mostre também o histórico: a Caixa guarda os certificados dos últimos 24 meses para conferência de autenticidade.
Três situações confundem quem emite pela primeira vez:
- Matriz e filiais: a regularidade de uma empresa com filiais depende de todos os estabelecimentos (manual da Caixa, item 2.3.1). Uma filial com débito trava o CRF da empresa inteira.
- Endereço diferente: o CRF puxa razão social e endereço do cartão do CNPJ. Se o endereço estiver desatualizado na Receita, a correção é feita lá; se estiver errado só no CRF, a empresa corrige pelo Conectividade Social ou numa agência.
- "Empregador não Cadastrado": a mensagem aparece quando a empresa nunca recolheu FGTS. O cadastro na Caixa nasce do primeiro recolhimento ou declaração, e o CRF sai em até 5 dias úteis depois de processada a guia paga (manual da Caixa, item 2.6.2).
Qual a validade da certidão do FGTS?
A certidão do FGTS vale 30 dias, contados da data de emissão, em todo o território nacional (manual de regularidade da Caixa, item 2.7.1). Ela pode ser renovada a partir do quinto dia antes do vencimento, desde que a empresa continue regular (item 2.7.2).
O Decreto 99.684/1990, que regulamenta o FGTS, ainda fala em validade "de até seis meses" (art. 46). A regra aplicada hoje, no manual e na própria tela, é de 30 dias. Um certificado emitido em 22/05/2026, por exemplo, saiu com validade até 20/06/2026: o dia da emissão conta como o primeiro.
| Situação | Validade | Exemplo com datas |
|---|---|---|
| CRF comum | 30 dias a partir da emissão | Emitido em 05/11/2026, vale até 04/12/2026 |
| Renovação antecipada | A partir do 5º dia antes do vencimento | O mesmo CRF pode ser renovado desde 29/11/2026 |
| CRF por decisão judicial | Até 30 dias ou o prazo da decisão, o que for menor | Renovado mês a mês enquanto a decisão valer |
| Certificado antigo | Fica no histórico por 24 meses | Serve só para conferir autenticidade |
Quando a renovação é feita antes do fim do prazo, a empresa passa a ter dois certificados válidos ao mesmo tempo, e o anterior mantém os efeitos legais (item 2.7.2.1). Para não perder um edital, deixe a data de vencimento do CRF no calendário de DP, ao lado das datas do FGTS e do eSocial.
O que mudou na certidão do FGTS com o FGTS Digital?
Desde a competência de março de 2024, o FGTS é cobrado pelo FGTS Digital, e quem acompanha os débitos novos é a SIT, do Ministério do Trabalho, e a PGFN. A Caixa continua emitindo o CRF, mas olha dois lugares: o próprio sistema, para o que é até fevereiro de 2024, e as informações da SIT e da PGFN, para o que veio depois.
| Débito | Quem acompanha | Onde a empresa consulta |
|---|---|---|
| Competências até 02/2024 (GFIP/SEFIP) | Caixa | Conectividade Social ICP V2, opção "Regularidade FGTS", ou agência |
| Competências de 03/2024 em diante | SIT, no FGTS Digital | FGTS Digital, consultas do empregador e gestão de guias |
| Dívida ativa do FGTS sem parcelamento na Caixa | PGFN, desde 01/06/2026 | Portal Regularize |
No FGTS Digital, a guia (GFD) sai dos dados da folha enviada ao eSocial, é paga só por Pix e vence no dia 20 do mês seguinte, antecipado quando cai em fim de semana ou feriado, até as 21h59m59s de Brasília. O que a empresa declara no eSocial vale como confissão de débito (Lei 8.036/1990, art. 17-A, § 1º). Por isso, folha enviada e guia não paga viram débito na hora, sem fiscal nenhum precisar apurar.
O manual do FGTS Digital, versão 1.70, de 12/06/2026, mostra cada competência como "Regular" ou "Irregular". "Irregular" aparece quando há débito vencido sem pagamento. O mesmo manual lista entre as causas que bloqueiam o CRF a falta de pagamento e o descumprimento de obrigações acessórias, e diz que entram as pendências do grupo econômico detectadas pela fiscalização. O capítulo do CRF ainda aparece como "em implantação".
A SIT também manda uma "notificação para solução de pendências" quando vê FGTS declarado e não pago. Ela chega na caixa postal do Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET), não é ação fiscal e se resolve com a guia gerada no próprio FGTS Digital (Nota Orientativa FGTS Digital 07/2025). A Auditoria-Fiscal do Trabalho não manda guia por e-mail: guia recebida assim é golpe.
Por que a certidão do FGTS sai irregular e o que fazer em cada caso?
A certidão do FGTS sai negada quando a Caixa, a SIT ou a PGFN registram um débito ou uma falha de informação da empresa. As causas mais comuns em PME estão no quadro, com o caminho de cada uma.
| Causa | Onde aparece | O que fazer |
|---|---|---|
| Guia do FGTS Digital não paga ou paga a menor | FGTS Digital, competência "Irregular" | Emitir guia com encargos em Gestão de Guias e pagar por Pix |
| Folha errada no eSocial (base de FGTS faltando ou a mais) | Diferença entre o devido e o pago no FGTS Digital | Retificar o S-1200 ou o S-2299 e pagar a diferença |
| Rescisão sem a multa ou sem o FGTS do mês | Alerta de "indenização compensatória pendente" | Ajustar "Remuneração para fins rescisórios" e emitir a guia |
| Débito antigo de GFIP/SEFIP (até 02/2024) | Conectividade Social, "Regularidade FGTS" | Pagar pela guia de débitos da Caixa ou parcelar na Caixa |
| Parcelamento sem a 1ª parcela, em atraso ou rescindido | FGTS Digital ou Conectividade Social | Pagar as parcelas vencidas ou fazer um novo parcelamento |
| Notificação de débito da fiscalização julgada procedente | Conectividade Social ou FGTS Digital | Pagar ou parcelar a notificação inteira |
| Débito inscrito em dívida ativa | Portal Regularize, da PGFN | Pagar ou negociar na PGFN |
| Débito de uma filial | Consulta pelo CNPJ da filial | Regularizar o estabelecimento que tem o débito |
Nem todo débito trava o certificado. A Caixa não considera impedimento o débito notificado que está em defesa ou recurso administrativo, nem o discutido na Justiça com depósito ou penhora que garanta o valor inteiro (manual, item 2.4.4).
O atraso também custa. Sobre o FGTS pago fora do prazo incidem a TR, juros de 0,5% ao mês ou fração e multa de 5% no mês do vencimento ou de 10% a partir do mês seguinte (Lei 8.036/1990, art. 22, §§ 1º e 2º-A). Se a fiscalização autuar, a multa por não depositar é de 30% sobre o débito atualizado (art. 23, § 2º).
Como regularizar o FGTS e quanto tempo a certidão leva para voltar?
Para a certidão voltar, a empresa paga o débito com encargos ou faz um parcelamento e paga a primeira parcela. Não há prazo oficial publicado para o CRF ser liberado depois do pagamento: o manual do FGTS Digital diz que, regularizada a pendência e apropriada a informação pelo sistema, a empresa pode pedir de novo.
Pagar à vista
No FGTS Digital, a Nota Orientativa 07/2025 recomenda a "Emissão de guia parametrizada", no módulo Gestão de Guias, que junta todos os débitos pendentes numa guia só. Pelo manual do MTE, o Pix informa o FGTS Digital do pagamento na hora. Pix feito em sábado, domingo ou feriado conta como pago no primeiro dia útil seguinte.
A mesma nota admite que um pagamento recente ainda não apropriado gere aviso de pendência já resolvida. Na leitura da Benway, quem paga para obter o CRF deve pagar com alguns dias úteis de folga antes da data do edital ou do contrato e consultar a Caixa de novo no dia seguinte.
Parcelar no FGTS Digital ou na Caixa
Desde 02/07/2025, o FGTS Digital parcela débitos declarados a partir da competência 03/2024 que ainda não estão em dívida ativa. Segundo a Caixa, em novembro de 2025 o módulo ainda não atendia empregador doméstico, MEI e parte dos órgãos públicos. As regras estão no manual do FGTS Digital, versão 1.70:
- Prazo máximo: 85 meses; 120 meses para MEI, microempresa e empresa de pequeno porte; 100 meses para pessoa jurídica de direito público.
- Parcela formalizadora: o contrato só passa a valer depois do pagamento da primeira parcela, que inclui o FGTS mensal e rescisório de quem foi desligado com direito a saque no período.
- CRF antes da primeira parcela: o manual manda antecipar o pagamento dela.
- Rescisão: o parcelamento cai automaticamente quando a empresa deixa de pagar 3 parcelas no prazo.
- Efeito no CRF: débito em parcelamento vigente e com as parcelas em dia não é informado como restrição à Caixa.
Débitos de competências até 02/2024 continuam sendo parcelados na Caixa, pelo Conectividade Social ICP V2 ou numa agência. Lá o limite é de 85 parcelas em geral e 120 para micro e pequena empresa da Lei Complementar 123/2006, com parcela mínima, em 2026, de R$ 549,04 e de R$ 274,52, respectivamente (manual de regularidade, itens 3.4 e 3.5.3). As novidades do sistema neste ano estão no guia FGTS Digital: novidades de 2026.
Exemplo: a Comercial Aurora tem 3 pessoas CLT e 1 aprendiz. A guia do FGTS de outubro de 2026 soma R$ 720,00.
- A folha de outubro vai ao eSocial até segunda, 16/11/2026, porque 15/11 é domingo e feriado.
- A guia vence na quinta, 19/11/2026, até 21h59: o dia 20 é feriado nacional, e o prazo do FGTS antecipa.
- A empresa esquece de pagar. Em 20/11, a competência de outubro passa a aparecer como "Irregular" no FGTS Digital.
- Ela paga na segunda, 23/11, ainda no mês do vencimento. Multa de 5%: R$ 720,00 × 0,05 = R$ 36,00. Juros de 0,5% pela fração de mês: R$ 720,00 × 0,005 = R$ 3,60. Total de R$ 759,60, mais a TR do período, que o FGTS Digital calcula na guia.
- Se pagasse só em dezembro, a multa subiria para 10%: R$ 72,00, e o total ficaria em R$ 795,60 mais a TR.
- Paga a guia, a empresa consulta a Caixa de novo. Se tem licitação em 30/11, o seguro é pagar em 23/11 e conferir o CRF nos dias seguintes, sem deixar para a véspera.
Cálculo da Benway com a Lei 8.036/1990, art. 22. O valor exato, com a TR, sai na guia do FGTS Digital.
Como manter a certidão do FGTS sempre em dia na sua empresa?
A forma mais simples de manter a certidão do FGTS em dia é fechar a folha no eSocial com folga, pagar a guia até o vencimento antecipado e consultar o CRF todo mês, não só quando um cliente pede. Assim, um débito aparece com tempo de ser resolvido antes de um edital.
- Confira a guia do FGTS Digital contra 8% da remuneração do time (2% dos aprendizes) antes de pagar.
- Pague por Pix até o vencimento antecipado: em novembro de 2026, até 19/11; em dezembro, até 18/12.
- Consulte o CRF de cada CNPJ, matriz e filiais, uma vez por mês e antes de cada licitação.
- Abra a caixa postal do DET toda semana para ver notificações de pendências do FGTS.
- Se houver débito anterior a março de 2024, peça à contabilidade a consulta no Conectividade Social.
- Guarde o PDF de cada CRF emitido e anote a data de vencimento no calendário.
Fontes e base legal
- Lei 8.036/1990 (FGTS), texto compiladoCaixa como agente operador e emissora do CRF (art. 7º, V); depósito até o dia 20 (art. 15); confissão pelo que é declarado (art. 17-A, § 1º); TR, juros de 0,5% e multa de 5% ou 10% no atraso (art. 22); multa de 30% na autuação (art. 23); situações em que o CRF é obrigatório (art. 27).
- Decreto 99.684/1990 (regulamento do FGTS)Capítulo do Certificado de Regularidade (arts. 43 a 46), com a validade de até seis meses que a Caixa hoje aplica como 30 dias.
- Lei 14.133/2021 (licitações)Regularidade com a Seguridade Social e o FGTS e com a Justiça do Trabalho na habilitação (art. 68, IV e V) e manutenção das condições durante o contrato (art. 92, XVI).
- Consulta Regularidade do Empregador (Caixa)Página de emissão do CRF: consulta por CNPJ ou CPF, UF só para CNPJ básico.
- FGTS Manual de Orientações Regularidade do Empregador V19 (Caixa)Validade de 30 dias e renovação 5 dias antes, impedimentos, filiais, histórico de 24 meses, divisão entre Caixa, SIT e PGFN, migração da dívida ativa para a PGFN em 01/06/2026 e parcelamento de débitos até 02/2024.
- Perguntas Frequentes do Empregador sobre o FGTS Digital, versão 9 (Caixa)CRF emitido só pela Caixa com dados da SIT e da PGFN, vencimento no dia 20 antecipado e até 21h59m59s, Pix e parcelamento no FGTS Digital desde 02/07/2025.
- Manual de Orientação do FGTS Digital, versão 1.70 (MTE)Parcelamento (prazos, parcela formalizadora, CRF antes da 1ª parcela, rescisão com 3 parcelas), situação Regular ou Irregular da competência e capítulo da certidão de regularidade.
- Nota Orientativa FGTS Digital 07/2025 (SIT/MTE)Notificação para solução de pendências pelo DET, guia parametrizada, retificação após o vencimento e alerta de golpe.
Conteúdo informativo. Convenções coletivas podem ter regras próprias; em casos específicos, fale com o seu contador.
Perguntas frequentes
Empresa sem funcionários consegue emitir a certidão do FGTS?
Consegue, mas antes precisa estar cadastrada no sistema do FGTS. Pelo manual da Caixa, a empresa sem empregado informa ausência de fato gerador na competência de abertura. O MEI sem empregados pede o cadastramento para o CRF no canal Gestão de Demandas do FGTS, com certificado digital, ou numa agência da Caixa.
Empregador doméstico precisa de certidão do FGTS?
Não. O manual de regularidade da Caixa diz que o CRF não se destina, pela finalidade legal do documento, aos empregadores domésticos. O FGTS do doméstico é recolhido pelo eSocial e as situações que exigem a certidão, como licitação e financiamento com recurso público, são de empresas. Quem contrata doméstico acompanha os depósitos pelo eSocial.
Como saber se uma certidão do FGTS é verdadeira?
Confira na própria consulta da Caixa, em consulta-crf.caixa.gov.br, com o CNPJ da empresa. A Caixa mostra o histórico de certificados dos últimos 24 meses, e a autenticidade é conferida pela data de emissão, pela data de validade e pelo número da certificação. O próprio certificado diz que o uso legal depende dessa conferência.
A certidão do FGTS prova que os depósitos de cada funcionário estão certos?
Não. O certificado diz que a empresa está regular naquela data e avisa que não servirá de prova contra cobrança de débitos do FGTS. Uma fiscalização pode achar diferenças depois. Cada pessoa vê os próprios depósitos no aplicativo do FGTS; na leitura da Benway, vale pedir ao time que confira o extrato de vez em quando.
O contador pode emitir a certidão do FGTS pela empresa?
Pode. A consulta da Caixa é pública: basta o CNPJ ou o CPF do empregador, sem senha. O que exige o certificado digital do próprio empregador é o parcelamento de débitos antigos na Caixa, pelo Conectividade Social, que segundo o manual da Caixa não aceita procuração. No FGTS Digital, o acesso segue as regras de procuração do sistema.
Débito em discussão impede a certidão do FGTS?
Depende da fase. Pelo manual da Caixa, não impedem o CRF os débitos notificados em defesa ou recurso administrativo, nem os discutidos na Justiça com depósito judicial ou penhora que garanta o valor inteiro. O CRF também pode ser emitido por ordem judicial, com validade de até 30 dias ou o prazo da decisão, o que for menor.
Escrito por
Equipe Benway
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