Quadro de pessoal: o que é e como montar na PME

O quadro de pessoal é a resposta que o dono da PME procura quando pergunta "quantas pessoas eu devia ter aqui?". Ele mostra os cargos aprovados de cada área, quem ocupa cada vaga, o que está aberto e quanto isso custa. Sem ele, a contratação vira reação a pedido de gestor, e a empresa só percebe que passou de 100 empregados quando a fiscalização pergunta pela cota de PcD.

Este guia é para quem faz o RH e o DP da pequena e média empresa privada, com a situação em 05/11/2026. Se você procura o sistema Quadro de Pessoal da Secretaria de Estado de Educação de Minas Gerais, de editais de designação na rede estadual, ele fica em controlequadropessoal.educacao.mg.gov.br, com entrada pelo Masp.

O que é quadro de pessoal?

Quadro de pessoal é a relação dos cargos que a empresa decidiu ter, por área e por estabelecimento, com a quantidade de vagas de cada um e a situação de cada vaga: ocupada ou aberta. Também é chamado de quadro de lotação ou quadro de funcionários.

O glossário da Benway trata o termo como sinônimo de headcount, o número de pessoas no quadro numa data. Na prática do DP, vale separar três números que costumam andar juntos:

• Quadro aprovado: quantas vagas a diretoria autorizou para cada cargo, com o orçamento delas. É o desenho da empresa.
• Quadro ocupado: quantas dessas vagas têm alguém contratado hoje, incluindo quem está de férias ou afastado. É o headcount.
• Vagas abertas: a diferença entre os dois. É o que o recrutamento precisa preencher ou o que a diretoria decidiu congelar.

Um supermercado que aprovou 16 operadores de caixa e tem 15 contratados tem uma vaga aberta. Se o gestor pedir mais uma pessoa, a primeira pergunta passa a ser "o quadro aprovado comporta?", e não "tem alguém para indicar?". É isso que o quadro de pessoal resolve: a decisão de contratar sai da urgência e vai para um número combinado antes.

Na leitura da Benway, o quadro de pessoal da PME tem três usos. Planejar contratações e orçamento de folha. Servir de base para os indicadores de RH. E avisar quando a empresa cruza um número de empregados que traz obrigação nova, como ponto, CIPA, aprendiz e PcD.

Quadro de pessoal, headcount, FTE e organograma: qual a diferença?

O quadro de pessoal é o plano de vagas; o headcount conta as pessoas ativas numa data; o FTE converte horas em jornadas cheias; e o organograma mostra quem responde a quem. Os quatro se completam, mas respondem perguntas diferentes.

Ferramenta	O que mostra	Exemplo	Para que serve
Quadro de pessoal	Vagas aprovadas, ocupadas e abertas por cargo e área	16 vagas de operador de caixa, 15 ocupadas	Planejar contratação e custo
Headcount	Pessoas com vínculo ativo numa data	120 empregados em 31/10/2026	Tamanho do time e obrigações legais
Quadro médio	Média do headcount do início e do fim do período	(40 + 44) ÷ 2 = 42 pessoas	Base do turnover e do custo por pessoa
FTE	Horas trabalhadas convertidas em jornadas cheias	2 pessoas de meia jornada = 1 FTE	Capacidade de trabalho
Organograma	Hierarquia: áreas, chefias e subordinação	Operadores de caixa respondem ao fiscal de caixa	Quem decide e a quem cada um reporta

Um ponto confunde: a CLT usa a expressão "quadro de carreira", que é outra coisa. Quando o empregador tem "pessoal organizado em quadro de carreira" ou adota plano de cargos e salários por norma interna ou negociação coletiva, a regra de equiparação salarial do art. 461 não se aplica (CLT, art. 461, § 2º, na redação da Lei 13.467/2017). Esse quadro de carreira organiza níveis e promoções; o quadro de pessoal conta vagas. Um não substitui o outro.

Como montar o quadro de pessoal da PME, passo a passo?

Para montar o quadro de pessoal, liste por estabelecimento e por área cada cargo com CBO, jornada, salário, tipo de contrato e centro de custo, e diga quantas vagas são aprovadas e quantas estão ocupadas. O ponto de partida são os dados que a empresa já mandou ao eSocial.

1. Separe por estabelecimento. Matriz e cada filial têm CNPJ próprio e obrigações próprias: ponto, CIPA, SESMT e cota de aprendiz são contados por estabelecimento. A cota de PcD soma a empresa inteira.
2. Liste áreas e centros de custo. Use os mesmos centros de custo da contabilidade, para o custo do quadro bater com o balancete.
3. Dê nome e CBO a cada cargo. A Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) é o código oficial da ocupação, consultado na página da CBO no MTE. Exemplos conferidos em 05/11/2026: operador de caixa 4211-25 e repositor de mercadorias 5211-25. A CBO decide se a função entra na base da cota de aprendiz.
4. Registre jornada e escala. Horas por semana e tipo de escala (5x2, 6x1, 12x36). A partir de 16/12/2026, o limite é de 42 horas semanais com dois dias de repouso, e a partir de 16/12/2027, de 40 horas (EC 141/2026).
5. Informe salário ou faixa. O salário base de quem ocupa e a faixa prevista para a vaga aberta. Com uma tabela de faixas, a planilha de cargos e salários já traz uma coluna de CBO por cargo.
6. Marque o tipo de vínculo. CLT por prazo indeterminado, experiência, prazo determinado, intermitente, aprendiz. Estagiário e PJ ficam em colunas à parte: não são empregados e não entram nas contas da lei.
7. Feche aprovado, ocupado e aberto. Para cada cargo, as três colunas. Some por área e por estabelecimento.

Área	Cargo (CBO)	Aprovado	Ocupado	Abertas	Jornada
Frente de caixa	Operador de caixa (4211-25)	16	15	1	44 h, escala 6x1
Loja	Repositor de mercadorias (5211-25)	24	22	2	44 h, escala 6x1
Administrativo	Auxiliar de escritório (4110-05)	6	6	0	44 h, 5x2
Demais áreas	Açougue, padaria, depósito, chefias e aprendizes	80	77	3	Variada
Total		126	120	6

Use o eSocial como fonte do quadro ocupado

O quadro ocupado não precisa nascer do zero: ele já está no eSocial. Desde 24/09/2019, as informações do eSocial substituem as anotações na carteira de trabalho, e a admissão é enviada no evento S-2200 antes do início das atividades, segundo as perguntas frequentes da Carteira de Trabalho Digital.

No leiaute S-1.3 do eSocial, o S-2200 traz no grupo do contrato o nome do cargo, a CBO do cargo, a função de confiança, as horas semanais, o tipo de jornada, o tipo de contrato e o salário base. Mudanças vão no S-2206, afastamentos no S-2230 e saídas no S-2299. Na leitura da Benway, se o quadro ocupado da planilha não bate com os vínculos ativos no eSocial, um dos dois está errado, e quase sempre é a planilha.

Esse cadastro também cumpre o art. 41 da CLT: "Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores", em livro, ficha ou sistema eletrônico, com admissão, jornada, férias e acidentes.

Como calcular o quadro de pessoal ideal?

O quadro de pessoal ideal sai da demanda de trabalho, não do pedido do gestor: some as horas que cada posto precisa estar coberto na semana e divida pelas horas que cada pessoa trabalha, descontando férias e faltas. Em funções de atendimento por turno, essa conta é a base.

A conta tem três passos, na leitura da Benway:

1. Horas de posto por semana: postos simultâneos × horas de funcionamento por dia × dias de funcionamento.
2. Horas úteis por pessoa: jornada semanal × (1 − reserva para férias e faltas). As férias de 30 dias tiram cada pessoa cerca de um mês do ano; somadas às faltas, uma reserva de 10% é um ponto de partida razoável. Ajuste com o seu índice de absenteísmo.
3. Pessoas necessárias: horas de posto ÷ horas úteis por pessoa, arredondando para cima.

Cada vaga a mais tem custo. Pela calculadora de custo de funcionário, um salário de R$ 3.000,00 custa à empresa R$ 4.866,17 por mês no Lucro Presumido, com FGTS, provisões de férias e 13º e encargos. Multiplique pelo número de vagas novas para levar o quadro ideal à diretoria com o valor.

Nem todo cargo se mede por posto. Para áreas administrativas, o quadro ideal costuma sair do volume: folhas processadas, pedidos, notas fiscais ou atendimentos por pessoa por mês, comparados com o histórico da própria empresa. A escala tem de respeitar o repouso semanal e a convenção coletiva da categoria; a conta de horas só diz quantas pessoas, não como distribuí-las.

Quais indicadores acompanhar com o quadro de pessoal?

Com o quadro de pessoal em dia, o RH da PME acompanha cinco indicadores todo mês: ocupação do quadro, turnover, taxa de desligamento, absenteísmo e custo por funcionário. Todos usam o headcount ou o quadro médio no cálculo.

Indicador	Fórmula	Exemplo
Ocupação do quadro	Ocupado ÷ aprovado × 100	120 ÷ 126 = 95,24%
Turnover	((admissões + desligamentos) ÷ 2) ÷ quadro médio × 100	((12 + 8) ÷ 2) ÷ 42 = 23,81%
Taxa de desligamento	Desligamentos ÷ quadro médio × 100	8 ÷ 42 = 19,05%
Absenteísmo	Horas perdidas ÷ horas planejadas × 100	2,54% no exemplo da planilha da Benway
Custo por funcionário	Custo total de pessoal do mês ÷ headcount	Some salário, encargos e benefícios

Dois cuidados deixam a série comparável. Conte sempre na mesma data, como o último dia do mês. E escreva a regra de quem entra: CLT, aprendizes, estagiários, PJ. Se a regra muda no meio do ano, o turnover muda sem que ninguém tenha saído. A calculadora de turnover faz a conta com o quadro do início, o do fim e as entradas e saídas.

Ocupação abaixo de 90% por meses seguidos merece conversa: ou o recrutamento não está dando conta, ou o quadro aprovado está maior que a necessidade e já pode ser revisto. Ocupação acima de 100% indica gente contratada fora do quadro, o que costuma aparecer no custo antes de aparecer no relatório.

Que obrigações mudam com o número de empregados?

O número do quadro decide várias obrigações: o registro vale para todos, o ponto entra acima de 20 trabalhadores no estabelecimento, a CIPA e o SESMT dependem do número e do grau de risco, a cota de aprendiz é de 5% a 15% das funções que pedem formação e a de PcD começa em 100 empregados. Por isso o quadro precisa ser contado como a lei conta, não só como o RH prefere.

Obrigação	A partir de quantos	Como se conta	Base
Registro de empregados	1 empregado	Todos, em livro, ficha ou sistema eletrônico (eSocial)	CLT, art. 41
Registro de ponto	Mais de 20 trabalhadores	Por estabelecimento	CLT, art. 74, § 2º
CIPA	20 no grau de risco 3 e 4; 51 no grau 2; 81 no grau 1	Por estabelecimento; abaixo disso, um representante nomeado	NR-5, item 5.4.13 e Quadro I
SESMT	50 no grau 4; 101 no grau 3; 501 nos graus 1 e 2	Por estabelecimento, pelo maior grau de risco	NR-4, item 4.5.1 e Anexo II
Cota de aprendiz	5% a 15% da base; ME e EPP dispensadas	Por estabelecimento, só funções que demandam formação pela CBO	CLT, art. 429; Decreto 9.579/2018, arts. 51 e 52
Cota de PcD	100 empregados: 2% até 200, 3% até 500, 4% até 1.000, 5% acima	Pela empresa inteira, sem aprendizes	Lei 8.213/1991, art. 93
Local de amamentação	30 mulheres com mais de 16 anos	Por estabelecimento	CLT, art. 389, § 1º

A cota de PcD é a que mais pega a PME de surpresa, porque não depende de porte: vale para a empresa com 100 ou mais empregados, mesmo que seja EPP (Lei 8.213/1991, art. 93). Para a cota, só conta a contratação direta; o aprendiz com deficiência fica fora (§ 3º). E a dispensa sem justa causa de uma pessoa com deficiência só pode ocorrer depois da contratação de outra em condição semelhante (§ 1º).

A cota de aprendiz olha outra base: os trabalhadores "cujas funções demandem formação profissional" em cada estabelecimento (CLT, art. 429). Saem da conta as funções que exigem nível técnico ou superior e os cargos de direção, gerência ou confiança (Decreto 9.579/2018, art. 52). Microempresa e empresa de pequeno porte são dispensadas (LC 123/2006, art. 51, III). Por isso o quadro precisa da CBO de cada cargo: sem ela, não dá para separar a base. A calculadora de cota de aprendiz e PcD faz as duas contas com o arredondamento da lei.

A CIPA também tem regra de saída: ela não pode ser reduzida nem desativada antes do fim do mandato, mesmo que o número de empregados caia (NR-5, item 5.4.10). Se a loja encolheu de 60 para 45 pessoas no meio do mandato, a comissão continua até a próxima eleição.

O quadro de horário ainda é obrigatório?

Não. Até 2019, a CLT mandava o horário de trabalho constar "de quadro, organizado conforme modelo expedido pelo Ministro do Trabalho", afixado "em lugar bem visível" (CLT, redação original do art. 74). A Lei 13.874/2019 trocou o texto por "O horário de trabalho será anotado em registro de empregados", e o registro hoje é o eSocial. O que continua é o ponto, obrigatório acima de 20 trabalhadores no estabelecimento, e o ponto por exceção, permitido por acordo individual escrito ou coletivo (art. 74, §§ 2º e 4º).

Exemplo: o quadro de um supermercado com 120 empregados

Com 120 empregados numa só loja, um supermercado que não é ME nem EPP precisa de ponto, de CIPA, de 5 a 15 aprendizes e de 3 pessoas com deficiência. Não precisa de SESMT próprio, porque o grau de risco do supermercado é 2.

O exemplo foi calculado com o motor da calculadora de cotas da Benway em 05/11/2026. A base do aprendiz depende da CBO de cada função, e há decisões divergentes nos tribunais sobre quais funções entram; confira o seu caso com a contabilidade ou com um advogado trabalhista.

Como manter o quadro de pessoal em dia na sua empresa?

Para manter o quadro de pessoal em dia, atualize-o no mesmo dia de cada admissão, mudança de cargo e desligamento, confira com o eSocial todo mês e revise o quadro aprovado uma vez por ano, junto com o orçamento.