Reembolso de km rodado: valor por km, IPVA e regras

O reembolso de km rodado volta à mesa do RH em janeiro, quando o IPVA 2027 começa a vencer e quem usa o carro a serviço pergunta se a empresa ajuda a pagar. É também a época de rever o valor do km para o ano.

Abaixo, o tema pelo lado da empresa: se há obrigação de pagar, como chegar a um valor por km com o preço da gasolina da ANP e o IPVA, quando o pagamento vira salário, o que muda no carro da empresa e o que pôr na política. Em cada ponto, o texto separa o que é lei, o que é decisão de tribunal e o que é leitura da Benway.

A empresa é obrigada a pagar reembolso de km rodado?

Nenhuma lei obriga a empresa a pagar um valor fixo de reembolso de km rodado, mas quem pede o carro do empregado a serviço arca com o custo desse uso. A base é a CLT: empregador é quem assume os riscos da atividade econômica (art. 2º).

"Considera-se empregador a empresa, individual ou coletiva, que, assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço."

CLT, art. 2º

Na prática, isso quer dizer três coisas:

• Quem define o valor é a empresa. Nenhuma lei, decreto ou norma federal fixa o preço do km para empresa privada. O valor sai da política interna ou da convenção coletiva, quando ela trata do tema.
• O custo não fica com o empregado. Se o carro roda para visitar cliente, fazer entrega ou atender chamado, combustível e desgaste são custo do negócio. É a leitura da Benway a partir do art. 2º: a lei não diz quanto, mas diz de quem é o risco.
• O uso do carro próprio precisa estar combinado. Não há regra que obrigue o empregado a pôr o carro a serviço nem regra que proíba a vaga de exigir carro. Se for exigência, ela vai no anúncio, no contrato e na política, junto com o valor do km.

Vendedor externo, técnico de campo, promotor e visitador são os casos do dia a dia. Em todos, o reembolso de km cobre o deslocamento a serviço, e não o caminho de casa até o trabalho, que tem regra própria (seção sobre vale-transporte, mais abaixo).

Qual o valor do km rodado para reembolso?

Não existe valor oficial do km rodado para reembolso: cada empresa calcula o seu. O ponto de partida é o combustível. Com a gasolina comum a R$ 6,48 o litro, média Brasil da ANP na semana de 25 a 31/10/2026, um carro de 10 km/l gasta R$ 0,65 por km só de gasolina.

O valor do km rodado que aparece em tabelas da internet mistura frete, aplicativo, caminhão e guincho, com custos bem diferentes. No reembolso de quilometragem de um empregado, a conta parte do carro padrão que a empresa aceita e do que a política decide cobrir. São três escolhas possíveis:

Política	O que o km cobre	Valor do km	800 km a serviço no mês
A. Mínima	Só combustível	R$ 0,65	R$ 520,00
B. Intermediária	Combustível, manutenção, IPVA e seguro rateados	R$ 1,15	R$ 920,00
C. Custo total	Tudo da B mais a depreciação do carro	R$ 1,55	R$ 1.240,00

A escolha depende do que a empresa quer cobrir. A política A é simples de explicar e de provar, mas deixa com o empregado o desgaste, o IPVA e o seguro do carro que trabalha para a empresa. A C cobre o custo inteiro, inclusive a perda de valor do carro. A B fica no meio.

O combustível de base também muda a conta. Com o etanol a R$ 4,13 o litro, na mesma pesquisa da ANP, um carro que faz 7 km/l gasta R$ 0,59 por km. Por isso a política diz qual combustível e qual consumo usa.

Como calcular o reembolso de km com IPVA, seguro e desgaste?

Para calcular o reembolso de km, some o custo por km de cada item que a política cobre e multiplique pelos km rodados a serviço no mês. Os custos fixos do ano, como IPVA e seguro, são divididos pelos km que o carro roda no ano inteiro, e não só pelos km a serviço.

1. Defina o carro padrão. Exemplo: carro popular de 10 km/l na gasolina.
2. Calcule o combustível por km. Preço do litro dividido pelo consumo: 6,48 ÷ 10 = R$ 0,65.
3. Estime os km do ano. Exemplo: 15.000 km, somando trabalho e uso pessoal.
4. Divida os custos fixos pelos km do ano. IPVA, seguro e, se a política cobrir, depreciação.
5. Some a manutenção por km. Pneus, óleo e revisões.
6. Multiplique pelos km a serviço. Registrados trajeto a trajeto, com data, origem, destino e motivo.

Item	Conta	R$ por km
Combustível	6,48 ÷ 10 km/l	0,65
Manutenção e pneus	Hipótese da Benway	0,15
IPVA (SP, 4%)	4% × R$ 60.000 = R$ 2.400 ÷ 15.000 km	0,16
Seguro	R$ 2.800 por ano ÷ 15.000 km	0,19
Depreciação	10% × R$ 60.000 = R$ 6.000 ÷ 15.000 km	0,40

Por que dividir pelos km do ano inteiro? Porque o carro também serve à vida pessoal do empregado. Se o IPVA fosse dividido só pelos km a serviço, a empresa pagaria o imposto inteiro de um carro que roda para os dois lados. O rateio deixa a conta proporcional ao uso.

O exemplo usa a alíquota de São Paulo para carro de passeio, de 4% (Lei SP 13.296/2008, art. 9º). Cada estado tem lei e alíquota próprias; as regras de São Paulo para o ano que vem estão em IPVA 2027 SP. Para registrar os trajetos do mês e somar os km, use o modelo de relatório de despesas, que tem uma aba de quilometragem.

O reembolso de quilometragem integra o salário ou tem INSS, FGTS e IR?

O reembolso de quilometragem fica fora do salário de contribuição do INSS quando ressarce o uso do veículo do empregado e as despesas estão comprovadas (Lei 8.212/1991, art. 28, § 9º, "s"). A Lei 8.036/1990 tira do FGTS as mesmas parcelas (art. 15, § 6º).

"s) o ressarcimento de despesas pelo uso de veículo do empregado e o reembolso creche [...] quando devidamente comprovadas as despesas realizadas"

Lei 8.212/1991, art. 28, § 9º

A condição é a comprovação. Quando o pagamento perde a ligação com o uso real, a Justiça do Trabalho pode tratá-lo como salário. O Tribunal Superior do Trabalho (TST) já decidiu para os dois lados:

• Virou salário (2021). A 3ª Turma do TST tratou como salário o aluguel de R$ 1.250 por mês pela Kombi de um eletricista, pago sem reajuste e acima de 50% do salário. Para o relator, constatada a fraude, a parcela tem natureza salarial (ARR-1744-25.2014.5.17.0007, notícia do TST de 25/11/2021).
• Ficou como indenização (2026). A 6ª Turma do TST decidiu que R$ 700 por mês pelo uso da moto de um leiturista, previstos em contrato de locação, só ressarcem o custo do veículo e não integram o salário, com base na Súmula 367 (RR-0000745-34.2023.5.08.0128, notícia do TST de 17/08/2026).

Os 50% do salário são um fato daquele caso, e não um limite da lei. O que pesou foi o valor fixo, sem reajuste e sem relação com o custo. Na conta acima, 800 km na política C dão R$ 1.240,00, perto da metade de um salário de R$ 2.500,00. Um valor assim se sustenta com os km registrados e a conta do custo escrita na política.

E a "ajuda de custo combustível"? O nome não muda a natureza do pagamento. A CLT diz que a ajuda de custo, mesmo habitual, não integra a remuneração (art. 457, § 2º). Já a Lei 8.212 só tira do INSS a ajuda de custo paga uma vez na mudança de local de trabalho (art. 28, § 9º, "g") e o ressarcimento de veículo comprovado (alínea "s"). As duas leis não usam as mesmas palavras. O que protege a empresa é pagar pelo uso registrado.

E o Imposto de Renda? O Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018) não traz isenção com o nome de reembolso de km. A leitura comum é que devolver gasto comprovado não é renda. A Receita Federal, num caso de sindicato, viu "vantagem pessoal" no valor arbitrado acima do efetivamente gasto (Solução de Consulta Cosit 41/2024). Confirme o tratamento com a contabilidade. A incidência de cada verba na folha está na tabela de incidências 2026.

A empresa paga o IPVA do carro do funcionário?

A empresa não é obrigada a pagar o IPVA do carro do funcionário, porque o imposto é do dono do veículo. Em São Paulo, a Lei 13.296/2008 diz que "contribuinte do imposto é o proprietário do veículo" (art. 5º), e o fato gerador do carro usado ocorre em 1º de janeiro (art. 3º, I).

Se a empresa quer ajudar com o IPVA de quem usa o carro a serviço, o caminho coerente é pelo valor do km, com o imposto rateado, como na política B. Pagar a guia do IPVA do empregado à parte cria um valor fixo sem relação com os km a serviço, o mesmo tipo de pagamento que o TST tratou como salário em 2021. É leitura da Benway; confirme com a contabilidade.

E colocar o carro no nome da empresa? Aí o dono muda, e o IPVA passa a ser da empresa como proprietária. A decisão envolve depreciação, seguro, multas e, para diretores e gerentes, Imposto de Renda sobre o benefício (próxima seção). É uma escolha patrimonial e fiscal para fazer com a contabilidade, caso a caso.

As datas de vencimento e os descontos de cada estado estão no calendário do IPVA 2027. Este texto não traz datas de 2027: elas saem nos calendários de cada Secretaria da Fazenda estadual.

Carro da empresa: quem paga o IPVA, o uso particular e a multa?

No carro da empresa, o IPVA é da empresa, que é a proprietária. O uso particular no fim de semana não transforma o carro em salário quando ele é indispensável ao trabalho: é o que diz a Súmula 367 do TST, no texto citado pelo próprio tribunal.

"a habitação, a energia elétrica e o veículo fornecidos pelo empregador ao empregado, quando indispensáveis para a realização do trabalho, não têm natureza salarial, ainda que, no caso de veículo, seja ele utilizado também em atividades particulares"

Súmula 367, I, do TST, como citada em notícia do TST de 23/04/2019

Situação	Regra	Base
IPVA do carro da empresa	Pago pela empresa, proprietária do carro	Lei SP 13.296/2008, art. 5º (em SP)
Uso particular do carro indispensável ao trabalho	Não é salário	Súmula 367, I, do TST
Carro de diretor, gerente ou assessor	O benefício é tributável no Imposto de Renda	Decreto 9.580/2018, art. 36, XVII
Multa de trânsito	Responde o condutor; a empresa indica quem dirigia em até 30 dias	CTB, art. 257, §§ 3º e 7º
Empresa que não indica o condutor	Nova multa de 2 vezes o valor da original	CTB, art. 257, § 8º
Dano no carro causado pelo empregado	Desconto no salário só se combinado antes ou com dolo	CLT, art. 462, § 1º

Sobre a multa, o Código de Trânsito Brasileiro (CTB) diz que cabe ao condutor a responsabilidade pelas infrações cometidas na direção do veículo (art. 257, § 3º). A empresa recebe a notificação como proprietária e tem 30 dias para indicar quem dirigia (§ 7º). Se não indicar, paga uma nova multa de 2 vezes o valor da original, por ser pessoa jurídica (§ 8º).

Descontar a multa ou o conserto do salário só é permitido nos casos do art. 462 da CLT: dano com dolo ou desconto combinado antes. Para deixar isso por escrito, use o modelo de autorização de desconto em folha.

Quem vai de carro próprio para o trabalho tem reembolso de km?

Não. O caminho de casa até o trabalho é coberto pelo vale-transporte, que serve ao deslocamento residência-trabalho pelo transporte coletivo público (Lei 7.418/1985, art. 1º). O reembolso de km é para o deslocamento a serviço, durante a jornada.

O Decreto 10.854/2021 proíbe o empregador de substituir o vale-transporte por dinheiro ou outra forma de pagamento, exceto o empregador doméstico (art. 110). Por isso, um "auxílio-combustível" no lugar do vale não tem amparo no decreto. O efeito desse pagamento no INSS fica para a contabilidade confirmar.

Quem vai de carro e não usa ônibus ou metrô não deve pedir o vale. O empregado assina termo de compromisso de usar o vale "exclusivamente para o deslocamento efetivo residência-trabalho e vice-versa" (art. 112, § 2º), e a declaração falsa ou o uso indevido é falta grave (§ 3º). O desconto e o custo do vale estão na calculadora de vale-transporte.

O que pôr na política de reembolso de km para funcionários?

A política de reembolso de km para funcionários diz quem pode usar o carro, quanto vale o km, como provar cada trajeto e quando o valor é pago. A lei não exige forma escrita para o reembolso de veículo, mas o registro dos km é o que sustenta o pagamento fora do INSS (Lei 8.212/1991, art. 28, § 9º, "s").

Acidente com o carro próprio a serviço é acidente do trabalho quando há lesão: a Lei 8.213/1991 equipara o acidente sofrido em viagem a serviço da empresa, "inclusive veículo de propriedade do segurado" (art. 21, IV, "c"). Nesse caso, a empresa emite a Comunicação de Acidente de Trabalho; o passo a passo está em CAT de acidente de trabalho. O conserto do carro segue a política e o seguro.

Para fechar o ano com isso resolvido: calcule o km com o preço da ANP da semana, escolha o nível da política, publique o texto e colha a ciência da equipe antes de janeiro, quando o IPVA 2027 começa a vencer e as perguntas chegam ao RH.